تحریر و ثبت دفاتر قانونی

تمامی رویدادهای مالی یک شرکت اعم از بدهکاری‌ها و بستانکاری‌ها در دفاتر قانونی ثبت می‌شود. صاحبین کسب‌وکارها باید تمامی معاملات و رویدادهای مالی و حسابداری خود را در دفاتر قانونی ثبت نمایند و در اختیار سازمان امور مالیاتی قرار دهند. ازین رو یکی از دغدغه‌های صاحبین کسب‌وکارها وجود اشتباه در تحریر دفاتر قانونی شرکت خود است، اشتباهاتی که به علت دانش فنی پایین، بی دقتی و... ممکن است پیش بیاید.

کارمنتو با ارائه خدمات تنظیم دفاتر قانونی و شناخت این دغدغه مدیران و صاحبان کسب‌وکار با استفاده از متخصصین با تجربه سعی دارد تا تحریر دفاتر قانونی شرکت‌ها و کسب‌وکارها را با مناسب‌ترین قیمت تحریر دفاتر قانونی، کمترین زمان و بالاترین دقت انجام دهد.

تحریر دفاتر قانونی شامل چه مواردی می شود؟

تحریر دفاتر قانونی (مالیاتی) یکی از مسائل مهمی است که هر مودی ملزم به ارائه سالانه آن به سازمان امور مالیاتی است. از مهم‌ترین دفاتر مالیاتی که باید به سازمان ارائه شود، دفتر روزنامه و دفتر کل است.

مراحل تحریر و ارسال دفاتر قانونی 

تحریر دفاتر مالیاتی آخرین بخش از تهیه و تنظیم اسناد مالیاتی است که پس از آماده شدن این مدارک، متخصص مالیاتی اقدام به نوشتن دفتر مالیاتی براساس آیین نامه تنظیم و تحریر و نگاهداش دفاتر می‌کند. 

مدارک لازم برای ثبت دفاتر قانونی

1. اسناد حسابداری
2. دفتر روزنامه
3. دفتر کل

هزینه تحریر دفاتر قانونی

تعرفه خدمات حق التحریر دفاتر قانونی بستگی به نوع فعالیت، رسته فعالیت، حجم کار و سایر موارد متفاوت است. بنابراین هزینه تهیه و ارسال پس از جلسه اول که به صورت رایگان است مشخص می‌شود.

بنابراین هزینه تحریر دفاتر قانونی حسابداری بستگی به نوع دفتر و تعداد صفحات آن دارد. تعرفه خدمات حق التحریر دفاتر قانونی برای دفاتر کل هر تعداد صفحه متفاوت خواهد بود و نرخ خدمات تحریر دفاتر قانونی برای دفاتر روزنامه، نیز تعرفه متفاوتی دارد. مدت زمان تحریر دفاتر نیز با توجه هزینه ثبت دفاتر قانونی و میزان سفارش بازه زمانی مختلفی ممکن است، نیاز داشته باشد. همچنین موارد دیگری مانند: حجم کار، پیچیدگی اسناد و … نیز می‌توانند در قیمت نوشتن دفاتر قانونی موثر باشند.

مزیت سپردن خدمات نوشتن دفاتر قانونی

• سابقه بیش از 20 سال متخصصان این مجموعه در انجام این کار
• این مجموعه دارای بیش از 50 متخصص در حوزه مالیاتی در کل کشور است و در حال حاضر به بیش از 5000 پروژه مالیاتی خدمات شایسته ارائه داده اند
• جلسات مشاوره رایگان قبل از انعقاد قرارداد
• پشتیانی در دسترس
• تضمین کیفیت و قیمت

اهمیت تنظیم و تحریر و نگهداری دفاتر قانونی

اهمیت تنظیم، نگهداری و تحریر دفاتر مالیاتی در کسب و کار بسیار حیاتی است. این دفاتر شامل دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه می‌شوند و طبق ماده‌های قانون تجارت باید مطابق مقررات تهیه و تنظیم دفاتر قانونی، تنظیم شوند. این کار به تدوین مالیات تکلیفی کمک می‌کند و در صورت انجام صحیح و رعایت ضوابط، ممیزان مالیاتی آن را قبول می‌کنند. اما اگر تنظیم نادرست باشد، مالیات علی‌الرأس تعیین می‌شود و مودی مالیاتی ممکن است با خسارات جبران ناپذیری مواجه شود.

بهتر است این کار را توسط حسابداران حرفه‌ای و مجرب انجام داده شود که تا جای ممکن از بروز اشتباهات جلوگیری شود و اعتبار کسب و کار حفظ شود. شما می توانید برای تنظیم دفاتر قانونی حسابداری و ثبت دفاتر قانونی حسابداری خود از خدمات کارمنتو که حداقل دستمزد تحریر دفاتر قانونی را با خدماتی با کیفیت دریافت می‌کند، استفاده کنید.

شرایط تحریر دفاتر قانونی در کارمنتو

روند انجام و برون‌سپاری تحریر دفاتر قانونی شرکت به کارمنتو به این صورت است که پس از پر کردن فرم درخواست انجام پروژه، کارشناسان به جهت هماهنگی با شما تماس خواهند گرفت. سپس حجم کاری پروژه شما تعیین و مبلغ تحریر دفاتر قانونی شما مشخص می شود، که معمولا مدت زمان انجام خدمات تحریر دفاتر قانونی توسط کارمنتو بسته به نوع فعالیت و همینطور در دسترس بودن اسناد حسابداری بین 2 الی 3 هفته زمان نیاز دارد.

پس از این شرکت گزارشات و اسناد حسابداری خود را در اختیار کارمنتو قرار می‌دهد و پروژه آغاز می‌شود. به دلیل دقت بالا در نگارش این دفاتر و اهمیت موضوع، خدمات تحریر دفاتر قانونی توسط متخصصین باتجربه کارمنتو که به نگارش و تحریر دفاتر مسلط هستند، انجام می‌شود.

تحریر دفاتر قانونی (مالیاتی) یکی از مسائل مهمی هست که بایستی هر حسابدار با آن آشنایی کامل داشته باشد. اکثر حسابدارها فکر می‌کنند که نوشتن دفاتر کار سختی باشد ولی با کمی دقت به ریزه‌کاری‌های قانونی نحوه تحریر دفاتر، متوجه خواهید شد که آسان و جذاب خواهد بود.

جهت دریافت خدمات مشاوره مالیاتی آنلاین کارمنتو و نرخ نوشتن دفاتر قانونی، با ما در ارتباط باشید.

طریقه نوشتن دفاتر قانونی حسابداری

برای نوشتن دفتر روزنامه قانونی، مراحل زیر طی می‌شود: 

1. شماره ردیف (شماره سند حسابداری)، تاریخ و شماره دفتر کل درج می‌شود.
2. در سطر اول، حساب بدهکار مرتبط با رویداد مالی وارد می‌شود.
3. در سطر دوم، حساب بستانکار مرتبط با رویداد مالی وارد می‌شود.
4. در سطر سوم، توضیح مختصری از رویداد مالی یادداشت می‌شود.
5. برای هر رویداد مالی حداقل سه سطر اختصاص داده می‌شود.
6. در پایان صفحه، جمع ستون بدهکار و بستانکار درج می‌شود.
7. پس از پایان یک صفحه، شماره صفحه بخش "منقول از صفحه" در دفتر روزنامه رسمی وارد می‌شود و به صفحه بعدی می‌رود. 

به طور کلی ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه با درج کلیه اسناد حسابداری به ترتیب وقوع ادامه می‌یابد تا صفحه به پایان برسد.

نکات تحریر دفاتر قانونی

• اعداد همواره در سمت راست نوشته می‌شوند.
• در دفتر روزنامه رویدادهای مالی باید به‌صورت روزانه ثبت شوند و ظرف مدت ۱۵ روز به سرفصل مربوطه در دفتر کل انتقال یابند.
• جهت جلوگیری از بروز اشتباه در زمان تحریر، بهتر است ابتدا دفاتر را با مداد مشکی تحریر کنید و سپس روی آن با خودکار بنویسید.
• اطلاعات باید روی خطها نوشته شود بدون خط خوردکی و بدون اینکه خطی خالی بماند.
• در صورت بروز اشتباه از تیغ و لاک استفاده نشود.
• خط بعد از ثبت هر رویداد مالی در دفتر روزنامه مخصوص شرح سند است.
• اولین سطر هر صفحه مخصوص نقل از صفحه قبل و آخرین سطر مخصوص نقل به صفحه بعد است در قسمت جمع می‌بایست جمع ستون بدهکار و بستانکار نوشته شود.
• در صورت بروز اشتباه با خودکار قرمز روی اشتباه را خط کشیده و صحیح آن را با خودکار بالای آن درج شود
• جمع ستون بدهکار و بستانکار باید یکسان شود و زمانی اینگونه نیست که کل سند در یک صفحه درج نشود و به صفحه بعد منتقل شود
• انتهای اسناد در دفتر روزنامه و انتهای حساب  در دفتر کل با یک خط کج بسته شود.
• در دفتر کل گردش حساب بدهکار و بستانکار در انتها درج شده و تفاضل حاصل از این دو به عنوان مانده حساب در زیر عدد بزرگتر درج می‌شودو این مانده به ترازنامه منتقل می‌شود.

نکاتی برای تحریر دفاتر قانونی به صورت ماهانه 

برای نوشتن دفاتر قانونی بصورت ماهانه، شما می‌توانید مراحل زیر را دنبال کنید: 

1.  ابتدا 12 تراز آزمایشی و 4 ستونی تهیه می‌شود که هر تراز، یک سند در حکم دارد.
2. تاریخ‌های شروع و پایان هر تراز برای تحریر دفاتر قانونی ماهانه مشخص می‌شود؛ مانند از 1 فروردین تا 31 فروردین، 1 اردیبهشت تا 31 اردیبهشت و غیره.
3. هنگام تحریر ماهانه دفاتر قانونی، مانده (بدهکار و بستانکار) تراز را نباید ثبت، اما گردش (بدهکار و بستانکار) تراز در دفاتر روزنامه و کل باید ثبت شود.
4. دو ستون گردش بدهکار و بستانکار تراز آزمایشی ماهانه به عنوان سند ماهانه در دفاتر روزنامه و کل ثبت می‌شود و از ثبت مانده بدهکار و بستانکار باید خودداری شود.
5. اگر از نرم‌افزار برای تحریر دفاتر حسابداری استفاده می‌شود، می‌توان گردش تراز آزمایشی هر ماه را یکبار در دفاتر روزنامه و کل ثبت نمود، اما تراز آزمایشی سه‌ماهه را به سازمان امور مالیاتی باید ارائه داد.

انواع دفاتر قانونی

دفاتر قانونی 7 نوع اند که در ادامه می خواهیم به جزئیات آن بپردازیم:

دفتر روزنامه:

طبق ماده 3 آیین نامه ”نحوه تنظیم و تحریر و نگهداری دفاتر”، دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه عملیات مالی و پولی خود را اعم از خرید، فروش، دیون، مطالبات، ظهرنویسی و هرگونه فعالیتی که ایجاد دین یا طلب کند و نیز عملیات محاسباتی را به تاریخ وقوع و سایر عملیات را که طبق اصول حسابداری و عرف متداول دفترداری در پایان دوره مالی برای تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه لازم است، بلااستثناء به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می‌کنند.

دفتر کل:

دفتر کل تصویر کلی یا خلاصه‌ای تفکیک شده از دفتر روزنامه است که در آن معاملات تاجر که شامل خرید، فروش، مطالبات یا دیون تحت نظم و عنوان حساب‌های مشخص، به ترتیب وقوع به ثبت می‌رسد.

ماده 8 ق.ت در تعریف دفتر کل چنین می‌گوید: دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را حداقل هفته‌ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع معاملات آن را تشخیص و جدا کرده، هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر، به طور خلاصه و تفکیک شده ثبت کند.

دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه):

دفتری است که دارای ستون‌هایی برای درج تاریخ، شرح معاملات، درآمد، هزینه و دارایی‌های قابل استهلاک باشد و معاملات مذکور به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت شود به طوری که در پایان سال، جمع درآمد و هزینه شغلی مودی و تنظیم حساب سود زیان از آن امکان پذیر است.

دفتر معین:

دفتری است که برای تفکیک و مجزا ساختن هر یک از حساب‌های دفتر کل برحسب مقتضیات و شرایط حساب ممکن است نگهداری شود. کارت‌های حساب اعم از آن‌که بوسیله دست یا ماشین تهیه شده باشد در حکم دفاتر معین است. 

دفتر دارایی:

برابر ماده 9 ق.ت، دفتر دارایی دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده در آن دفتر ثبت و امضاء نماید و این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام پذیرد. امروزه عملاَ در بنگاه‌های تجاری این دفاتر به علت آنکه عملیات سالیانه تاجر یا شرکت تجاری به صورت ترازنامه تنظیم می‌شود، اهمیت خود را از دست داده است.

دفتر کپیه:

در این دفتر برابر ماده 10 ق.ت: باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب‌های صادره تاجر یا شرکت تجاری به ترتیب تاریخ ثبت شود و همچنین بنا به تبصره ماده مذکور کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های وارده نیز باید به ترتیب تاریخ ورود، مرتب و در پوشه مخصوص ضبط شود. امروزه بنگاه‌های تجاری از سیستم تایپ و بایگانی پیشرفته به جای دفتر کپیه استفاده می‌نمایند.

دفتر ثبت تجاری:

بنا به دستور ماده 16 ق.ت: اگر تاجر ایرانی یا خارجی بخواهد در ایران شغل معمولی خود را اعمال تجاری قرار دهد، مکلف به ثبت نام خود در دفتر ثبت تجاری است، در غیر این صورت متخلف به جزای نقدی خواهد شد.

(بر اساس ماده 184 قانون مالیات های مستقیم، اصلاحیه مورخ 27/11/1380 ادارات ثبت مکلف‌اند در آخر هر ماه فهرست کامل شرکت‌ها و موسساتی را که در طول ماه به ثبت می‌رسند و تغییرات حاصله در مورد شرکت‌ها و موسسات موجود و نیز نام اشخاص حقیقی یا حقوقی را که در دفتر قانونی به ثبت رسانیده‌‎اند با ذکر تعداد دفاتر ثبت شده و شماره‌های آن به اداره امور مالیاتی محل اقامت موسسه ارسال دارند).

آیین‌نامه تحریر و نگهداری دفاتر قانونی

مودیانی که دفتر روزنامه و کل نگهداری می‌نمایند، باید کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی و مودیان مجاز به نگهداری دفاتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه)ب اید هر گونه درآمد و هزینه و خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک خود را طبق مقررات، حسب مورد در دفاتر مربوط ثبت کنند ولو آن‌که برای نگهداری حساب‌ها از ماشین‌های الکترونیکی و کارت های حساب استفاده شود. (ماده 11 آیین نامه تحریر دفاتر قانونی)

تبصره – اشتباهات حسابداری در صورتی که بعداَ در اثناء عملیات سال مربوط مورد توجه واقع و بر پایه استاندارد های حسابداری در دفاتر همان سال اصلاح و مستندات آن ارائه شود، به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد. مودیان مجاز به نگهداری دفتر مشاغل می توانند تمام یا قسمتی از درآمد و هزینه های مشابه روزانه را تحت یک شماره ردیف در دفتر ثبت نمایند. مشروط به این‌که در ستون شرح دفتر، نوع و تعداد آن‌ها را قید و اگر متکی به اسناد و مدارک باشد مشخصات آن را نیز در ستون مزبور درج نمایند.

در صورتی‌که اقلام درآمد و هزینه و خرید و فروش درآمد و هزینه و خرید و فروش دارایی‌های قابل استهلاک متکی به اسناد و مدارک باشد، مودیان مذکور می‌بایست پس از ثبت موارد در دفتر مشاغل، اسناد و مدارک مربوط را به ترتیب شماره ردیف دفتر و به نحوی که برای رسیدگی ماموران مالیاتی قابل استفاده باشد نگهداری نمایند. (ماده 12) در مواردی که دفاتر روزنامه و کل نگهداری می شود، کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی مربوط و در موارد نگهداری دفاتر مشاغل، درآمدها و هزینه‌ها و خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک باید در همان روز انجام، حسب مورد در دفاتر روزنامه یا مشاغل ثبت شود.

تبصره 1- تاریخ مذکور در مدارک یا فاکتور فروش یا خرید و غیره ملاک قطعی تاخیر شناخته نمی‌شود و هرگاه انجام و ختم این گونه اعمال با توجه به روش و طرز کار موسسه تابع تشریفات و طی مراحلی باشد تا موضوع آماده برای ثبت در دفتر مربوط شود، فاصله بین تاریخ فاکتور یا مدارک و روز آماده شدن آن برای ثبت در دفتر تاخیر ثبت تلقی نخواهد شد.

تبصره 2- تاخیر در تحریر عملیات در صورتی که به منظور سوء استفاده نباشد تا 15 روز به تشخیص اداره امور مالیاتی و بیش از آن به تشخیص هیات 3 نفری موضوع بند 3 ماده 97 قانون مالیات های مستقیم مصوب 3/12/66 و اصلاحیه های بعدی به قانونی بودن دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

تبصره 3- در مواردی که دفاتر موضوع آیین‌نامه مربوطه توسط مقامات قضایی یا سایر مراجع قانونی از دسترس مودی خارج شود و صاحب دفتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف سی روز دفاتر جدید، امضاء، پلمپ وعملیات آن مدت را در دفاتر جدید ثبت کند، تاخیر ثبت عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

تبصره 4- تاخیر ثبت دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدیدالتاسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا سی روز مجاز خواهد بود. کلیه عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل نقل شود. (ماده 14) موسساتی که دارای شعبه هستند مکلف‌اند با توجه به روش‌های حسابداری خود، خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتی‌که دارای دفاتر پلمپ شده باشند، لااقل سالی یک بار(تا قبل از بستن حساب‌ها) و در غیر این صورت ماه به ماه در دفاتر مرکز موسسه ثبت کنند. (ماده 15) امضاء و پلمپ دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر این‌که تا تاریخ امضاء و پلمپ هیچ گونه عمل مالی و پولی صورت نگرفته باشد و همچنین تاخیر امضاء پلمپ تا حد مجاز مقرر در تبصره های 3 و 4 ماده 13 این آیین‌نامه در مورد دفتر روزنامه یا حسب مورد دفتر مشاغل و ماده 14 این آیین نامه در مورد دفتر کل، به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد. (ماده 16) مودیانی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می‌نمایند، موظف‌اند که حداقل ماهی یک بار خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را در دفتر روزنامه یا مشاغل حسب مورد ثبت و حداکثر ظرف مهلت تعیین شده در ماده 14 این آیین نامه، به دفتر کل منتقل کنند. علاوه بر این به منظور تسهیل رسیدگی باید آیین‌نامه‌ها یا دستورالعمل‌های کار ماشین و برنامه‌های آن و نحوه کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده را در اختیار ماموران رسیدگی قرار دهند. ضمناَ مودیان مذکور مکلف‌اند هر سه ماه یک بار خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را حداکثر 10 روز پس از پایان سه ماه به اداره امور مالیاتی مربوطه تسلیم نمایند.

علت تهیه و تحریر دفاتر قانونی چیست؟

نوشتن دفاتر حسابداری به دلیل سهولت در نگهداری اسناد و مدارک مورد نیاز سازمان مالیاتی جهت بررسی عملکرد مجموعه اقتصادی حتی پس از گذشت چندین سال و بدون مفقود شدن آن‌ها انجام می‌شود.

همچنین، انجام تحریر دفاتر قانونی به دلایل دیگری مانند الزام قانون به نوشتن، نمایش دقیق اطلاعات حساب‌ها، طبقه‌بندی اطلاعات مالی بر اساس تاریخ، کاهش اشتباهات حسابداری و نمایش کامل اطلاعات رویدادها همراه با طرفین حساب مربوطه نیز صورت می‌گیرد.

زمان دریافت دفتر نویسی حسابداری

زمان دریافت دفتر نویسی حسابداری برای گروه اول اشخاص حقوقی و اشخاص حقیقی، باید پایان اسفند ماه قبل از شروع سال مالی باشد. این به معنای ارسال تقاضای دریافت و پلمپ دفاتر قانونی سالانه به اداره ثبت شرکت‌ها قبل از آغاز سال مالی است.

همچنین بعد از دریافت و پرداخت هزینه دفاتر قانونی، مهر و امضا، تاریخ تحویل دفتر، نام شرکت و شماره ثبت آن را بررسی کنید و در صورت مغایرت به اداره ثبت شرکت ها اطلاع دهید.

زمان ارسال دفاتر قانونی

زمان ارسال دفاتر قانونی و  ثبت دفاتر قانونی پس از اتمام سال مالی است. دفاتر به مراجع ذی‌ربط تحویل داده می‌شود و معمولا نامه‌ای با عنوان "برگ دعوت‌نامه ارائه اسناد و مدارک مالیات عملکرد سال" از طرف ممیز دارایی برای مودی ارسال می‌شود. مودی سپس به مدت یک هفته الی 15 روز جهت تسلیم اسناد و مدارک خواسته شده، از جمله دفاتر قانونی تکمیل شده خود به سازمان مهلت خواهد داشت.

به بررسی اهمیت تحریر دفاتر قانونی و حسابداری پرداختیم. این فرآیند اساسی برای همه شرکت‌ها و کسب‌وکارها حائز اهمیت است، زیرا باعث حفظ ترتیب و دقت در اطلاعات مالی و قانونی آن‌ها می‌شود. هزینه تحریر دفاتر قانونی و نرخ تحریر دفاتر قانونی به توجه و بررسی دقیقی نیاز دارند.

از این‌رو، نوشتن دفاتر قانونی به صورت ماهانه و ثبت نام دفاتر قانونی حسابداری می‌تواند به بهبود کارایی و پیشرفت کسب‌وکارها کمک کند. با ارسال دفاتر قانونی به صورت منظم و پرداخت حق الزحمه تحریر دفاتر قانونی، می‌توان به ایجاد ثبات مالی و حقوقی در سازمان‌ها و کارآمدی آن‌ها دست یافت. از این‌رو، توجه به تحریر دفاتر حسابداری و قانونی یکی از اولویت‌های اساسی مدیران و کارکنان سازمان‌ها است که کارمنتو در کنار شما برای انجام اصولی این کار است.

حال اگر سوال و یا ابهامی در حوزه نگارش و یا اخذ دفاتر قانونی داشتید، بهتر است که با مشاوران و متخصصین کارمنتو همراه شوید.