یکی دیگر از دغدغههای مدیران و همه اشخاص حقیقی و حقوقی، ارسال لیست بیمه پرسنل (کارکنان) در پایان هر ماه میباشد. با توجه به عدم بخشودگی جرائم در این بخش، شرکتها و اشخاص باید سعی کنند هر چه سریعتر ارسال اینترنتی و دیگر تکنیکهای مرتبط با آن را به خوبی فراگرفته تا بتوانند در مهلت مقرر و بصورت دقیق و اصولی این گزارش را به اداره تامین اجتماعی ارائه دهند. ثبت دادهها بصورت دستی و اینترنتی تقریباً شبیه هم است ولی یک تفاوت اصلی دارد و آن ارسال مستقیم و غیر مستقیم آن است.
با توسعه خدمات غیرحضوری سازمان تامین اجتماعی دیگر نیازی نیست جهت ارائه لیست بیمه و دریافت فیش حق بیمه بصورت حضوری به شعب سازمان و یا کارگزاریها مراجعه نمایید، بنابراین میتوانید هم با آموزش تصویری ارسال لیست بیمه پرسنل همراه باشید و این امور را خود به شخصه انجام دهید و یا از طریق دریافت مشاوره بیمه و قانون کار از متخصصان کارمنتو نسبت به برون سپاری این امور اقدام کنید.
آموزش تصویری نرم افزار بیمه
(بخش اول: ثبت مشخصات کارگاه و کارکنان)
ابتدا آخرین نسخه نرم افزار بیمه (نسخه ۲.۷) را جهت تنظیم لیست، از سایت تامین اجتماعی دانلود نموده و بر روی سیستم خود نصب کنید. محیط برنامه بدین شکل است؛
مرحله اول – ثبت مشخصات کارگاه:
بر روی اطلاعات پایه کلیک نمایید. گزینه مشخصات کارگاه را انتخاب نمایید.
در فرم مشخصات کارگاهها روی گزینه جدید کلیک نمایید.
فرم برای ورود اطلاعات کارگاه باز میشود.
1- ابتدا کد کارگاه که عددی ۱۰ رقمی است را وارد نمایید. که سه رقم سمت چپ نشاندهنده کد شعبه و سه رقم بعدی شغل و فعالیت کارگاه و چهاررقم بعدی تعداد فراوانی میباشد.
2- ردیف پیمان: اگر پیمانکار هستید و قرارداد دارید با توجه به ردیف پیمان آن را وارد نمایید در غیراینصورت نیازی به وارد کردن این قسمت نیست و بصورت اتوماتیک پس از ذخیره، سه صفر ۰۰۰ ثبت میگردد.
3- نام کارگاه: با توجه به نوع فعالیت و زمینه کاری آن را تکمیل نمایید. بعنوان مثال: مطب، دوزندگی، مکانیکی، آهن فروشی، تراشکاری، فرش فروشی و…
4- نام کارفرما: نام صاحب کار و دارنده جواز کسب را وارد نمایید. اگر شرکت هستید نام شرکت را وارد نمایید
5- آدرس کارگاه: نام شهر و خیابان و کوچه و پلاک و … (الزامی برای تکمیل بودن آدرس وجود ندارد، بعنوان مثال میتوانید فقط نام شهر و خیابان را وارد نمایید).
6- نرخ حق بیمه: الزامی نیست.
مرحله دوم – ثبت مشخصات کارکنان:
از منوی اطلاعات پایه، بر روی مشخصات کارکنان کلیک نمایید.
فرم زیر نمایش داده میشود:
بر روی گزینه جدید کلیک نمایید. فرم برای ورود اطلاعات باز میشود:
- ابتدا شماره بیمه را (هشت رقم از سمت چپ) وارد نمایید. کلید اینتر را بزنید. به ستون بعدی یعنی شماره پرسنلی هدایت میشوید. توجه داشته باشید دو صفر قبل از هشت رقم شماره بیمه را نرم افزار بصورت اتوماتیک اضافه میکند.
- شماره پرسنلی را وارد نمایید. (هر عددی میتواند باشد بعنوان مثال: از ۱ شروع کنید).
- نام بیمه شده را طبق شناسنامه وارد نمایید.
- نام خانوادگی بیمه شده را طبق شناسنامه وارد نمایید.
- نام پدر بیمه شده را وارد نمایید.
- جنسیت بیمه شده را مشخص نمایید.(بصورت پیش فرض مرد انتخاب شده است).
- تاریخ تولد بیمه شده را وارد نمایید. تاریخ تولد را از چپ به راست بدون در نظر گرفتن جداکننده / وارد نمایید.
- شغل بیمه شده را با توجه به آنچه در زمان بازرسی ثبت شده است وارد نمایید. برای انتخاب شغل میتوانید بر روی علامت ذره بین کلیک نموده و عنوان شغل را تایپ نمایید. عنوان شغلی را انتخاب نمایید که در کد آن حروف بکار نرفته باشد. (مشاغلی که در کد شش رقمی آنها علاوه بر عدد، حروف نیز بکار رفته است مربوط به مشاغل سخت و زیان آور میباشد.) پیشنهاد میشود برای صرفه جویی در وقت، بدون آنکه بر روی علامت ذره بین کلیک کنید، کد شغل را بصورت مستقیم وارد نمایید.
- شماره شناسنامه بیمه شده را وارد نمایید.
- شهر محل صدور شناسنامه را وارد نمایید.
- کد ملی بیمه شده را بدون در نظر گرفتن خط تیره از چپ به راست وارد نمایید.
در قسمت بالای فرم، بر روی گزینه ثبت کلیک نمایید. اگر تمام موارد را رعایت کرده باشید مشخصات بیمه شده ثبت خواهد شد.
قبل از شروع بخش دوم توجه به چند نکته ضروری است؛
– اگر شغل یا کارگاه شما دارای دستمزد مقطوع میباشد (مانند: خواروبار فروشی، درب و پنجره سازی آهنی و آلومینیومی، مکانیکی، قنادی، نجاری، پوشاک فروشی و …) میبایست از دستمزد روزانه بیمه شده یا بیمه شدگان شاغل در کارگاه خود با توجه به عنوان شغلی تعیین شده در زمان بازرسی مطلع باشید. بعنوان مثال دستمزد کارگر ساده، فروشنده، حسابدار و استادکار با یکدیگر متفاوت است.
– در هنگام بازرسی از کارگاه، یک نسخه از برگه بازرسی توسط بازرس سازمان به کارفرما یا نماینده وی تحویل داده می شود. و معمولا عنوان شغلی و وضعیت هر یک از بیمه شدگان در آن قید میگردد. برگه بازرسی بهترین منبع برای تنظیم لیست بیمه است لذا همواره به آن توجه داشته باشید.
– میتوانید برای اطلاع از عنوان شغل و دستمزد روزانه به واحد بازرسی و یا درآمد شعبه تامین اجتماعی مراجعه نمایید. اما اطلاعاتی که از طرف سازمان به شما داده میشود مطمئن تر است و از بروز هرگونه خطا جلوگیری میکند. اگر عنوان شغل و بدنبال آن دستمزد را به اشتباه وارد نمایید و مبلغ فیش پرداختی صحیح نباشد قطعا جریمه را همراه خواهد داشت و دچار مشکل خواهید شد. پس دقت لازم را در موارد یاد شده داشته باشید.
– پیشنهاد میشود برای جلوگیری از اشتباه، فیش حق بیمه پرداختی قبلی را (در صورت موجود بودن) با آنچه که اکنون تنظیم میکنید مقایسه نمایید اگر مطابقت داشت مراحل را دنبال نمایید و پس از تهیه دیسکت و ارسال اینترنتی، فیش خود را دریافت نموده و آن را پرداخت نمایید. البته راه دیگری نیز برای مطمئن شدن از صحت عملکرد خود وجود دارد: اولین فیش دریافتی اینترنتی را با شعبه چک نموده و بعدا آن را پرداخت نمایید.
– دستمزد مقطوع در شهرهای بزرگ و با جمعیت بیش از ۵۰۰/۰۰۰ نفر با شهرهایی که جمعیت آن کمتر از پانصد هزار نفر است، تفاوت دارد. با توجه به شهری که در آن قرار دارید دستمزد روزانه مقطوع را جای گذاری نمایید. بعنوان مثال دستمزد روزانه کارگرساده ، ۵۰۵،۶۲۶ ریال می باشد.
مرحله سوم- تنظیم لیست ماهانه
از منوی عملیات، بر روی گزینه لیست ماهانه کلیک نمایید:
در صفحه نمایش داده شده (شکل زیر) بر روی گزینه جدید کلیک نمایید:
در فرم نمایش داده شده، اطلاعات خواسته شده را به ترتیب وارد نمایید.
لازم به ذکر است لیست بیمه ای تنظیم شده برای یک نفر بیمه شده میباشد.
- کد کارگاه ۱۰ رقمی را وارد نمایید. البته میتوانید بر روی آیکون دوربین کلیک نموده و کارگاه را انتخاب نمایید.
- ردیف پیمان را وارد نمایید. (برای تمامی کارگاه ها سه صفر ۰۰۰ میباشد و فقط برای پیمانکاران ردیف پیمان در نظر گرفته میشود) اگر کد کارگاه و ردیف پیمان را صحیح وارد کرده باشید، اطلاعات کارگاه نمایش داده میشود.
- سال مورد نظر را وارد نمایید.
- ماه مورد نظر را وارد نمایید. (بعنوان مثال برای فروردین ۰۱ وارد نمایید.
- لطفا توجه نمایید: طبق قانون سازمان تامین اجتماعی در هر ماه، لیست ماه قبل ارسال میگردد. بعنوان مثال در اردیبهشت ماه، لیست بیمه فروردین ماه ارسال میگردد و فیش حق بیمه آن نیز میبایست در اردیبهشت ماه پرداخت گردد. (به استثنای کارگاههای مشمول کمک دولت که علاوه بر معافیت حق بیمه سهم کارفرما، میتوانند از مهلت دوماهه ارسال لیست بیمه و پرداخت حق بیمه استفاده نمایند).
- شماره لیست برای تمامی ماهها ۰۱ است و تغییری نمیکند. (شماره لیست برای لیستهای متمم کاربرد دارد، بعنوان مثال در لیستهای برخی از ادارات دولتی استفاده میشود).
- تعداد نفرات بیمه شده را وارد نمایید. (منظور فقط بیمه شده اصلی میباشد و همسر و فرزندان جزو افراد تحت تکفل محسوب میشوند و در لیست بیمه قرار نمیگیرند).
- جمع روزهای کارکرد را وارد نمایید. (به ماههای ۳۱ ، ۳۰ و ۲۹ روزه توجه داشته باشید. اگر دو نفر ۳۱ روز کارکرد دارند میبایست عدد ۶۲ را وارد نمایید).
- جمع دستمزد روزانه را وارد نمایید. (اگر بیمه شده بیش از یک نفر است، دستمزد روزانه آنها را جمع نموده و وارد نمایید).
- جمع دستمزد ماهانه را وارد نمایید. (روزهای کارکرد × دستمزد روزانه = دستمزد ماهانه) اگر بیمه شده بیش از یک نفر است، دستمزد ماهانه را برای هر یک محاسبه کرده و جمع آنها را وارد نمایید.
- جمع مزایای ماهانه مشمول را وارد نمایید. (مبلغ ۱۹۰۰۰۰۰ریال برای هر نفر).
خواهشمند است به توضیحات زیر توجه نمایید. سعی شده است مهمترین قسمت نرم افزار که محاسبه حق بیمه می باشد شرح داده شود؛
حق بیمه هر شخص بصورت قانونی (عادی، آزاد) ۳۰% دستمزد ماهانه است که ۷% سهم بیمه شده، ۲۰% سهم کارفرما ، ۳% بیمه بیکاری است که آن را هم کارفرما پرداخت مینماید. زمانیکه جمع دستمزد ماهانه را وارد مینمایید، نرم افزار بطور اتوماتیک ۳۰% حق بیمه را بصورت تفکیکی (موارد ۱۰و۱۱و۱۲) محاسبه کرده و جای گذاری مینماید. علت تفکیک این است که بتوانید حق بیمه را با توجه به درصد و میزان تعیین شده از طرف سازمان، بصورت دستی تغییر دهید و لیست بیمه خود را تنظیم نمایید. بعنوان مثال:
– برخی از بیمه شدگان مانند جانبازان محترم، از پرداخت حق بیمه سهم بیمه شده یعنی ۷% معاف هستند که در این صورت حق بیمه سهم بیمه شده محاسبه شده توسط نرم افزار را حذف کرده و عدد صفر را وارد مینماییم. درغیراینصورت حق بیمه سهم بیمه شده برای تمامی بیمه شدگان ۷% بوده و نیازی به تغییر ندارد و هرآنچه نرم افزار محاسبه مینماید درست است. (عدد سهم بیمه شده می بایست بدون اعشار باشد).
– برخی از کارگاه ها مشمول کمک دولت هستند و از معافیت سهم کارفرما برخوردارند. در اینصورت حق بیمه سهم کارفرما محاسبه شده توسط نرم افزار را حذف نموده و عدد صفر را وارد مینماییم. همچنین برخی از کارفرمایان برای بیمه شدگان خود از ماده ۸۰ استفاده کرده و مشمول تخفیف هستند که این تخفیف برای سال ۹۵، ۱۰% میباشد. یعنی بجای ۲۰ درصد حق بیمه سهم کارفرما، ۱۰% پرداخت مینمایند. برای این منظور نیز میبایست سهم کارفرما را بصورت دستی محاسبه نموده و وارد نمایید. (سهم کارفرما برای بیمه شده ماده ۸۰ = ۱۰% × دستمزد و مزایای ماهانه).
– کارگاه هایی که نسبت بیمه شده با کارفرما بصورت زن و شوهر بوده یا بصورت فرزند و والدین و بالعکس باشد، شامل بیمه بیکاری نمیشود و بیمه بیکاری را صفر وارد مینماییم. درغیراینصورت (اگر نسبت بیمه شده با کارفرما شامل موارد فوق نباشد) بیمه بیکاری لحاظ میگردد و هر آنچه که نرم افزار بصورت اتوماتیک (۳درصد دستمزد ماهانه) محاسبه کرده است صحیح است.
البته اگر در لیست شما، سهامداران شرکت (مدیرعامل و اعضای هیئت مدیره) و یا کارفرما وجود دارد، بیمه بیکاری شامل آنها نمیشود و میبایست مبلغ بیمه بیکاری آنها را از سایر بیمه شدگان کسر نمایید. (بیمه بیکاری= ۳% × دستمزد ماهانه).
– نکته: فرض بر اینکه کارفرما (صاحب پروانه کسب) والدین باشند و بیمه شده فرزند آنها باشد، طبق قانون، بیمه بیکاری شامل کارگاه و بیمه شده نمیشود و بیمه بیکاری را صفر وارد مینماییم. حال اگر شخصی غیر از همسر و فرزند کارفرما به بیمه شدگان این کارگاه اضافه شود در این صورت بیمه بیکاری شامل هر دو بیمه شده میشود و برای هر دو نفر میبایست منظور شود.
اکنون با توجه به توضیحات فوق موارد ۱۰ و ۱۱ و ۱۲ را تنظیم نموده و آن را ثبت نمایید سپس بر روی گزینه خروج کلیک نمایید.
مرحله چهارم – ثبت ریز کارکرد
پس از تنظیم لیست ماهانه، نوبت ثبت ریز کارکرد است. منظور از ریز کارکرد، مشخص نمودن روزهای کارکرد بیمه شده یا بیمه شدگان در ماه مورد نظر و همچنین ثبت دستمزد روزانه است. بعنوان مثال اگر بیمه شده ای استراحت پزشکی یا ترک کار داشت میبایست در ریز کارکرد اعمال شود و لیست ماهانه بر اساس ریز کارکرد تنظیم شود. البته برای پیشگیری از مغایرت، میبایست هر آنچه که در لیست ماهانه تنظیم کرده اید در ریز کارکرد ثبت نمایید یا اینکه لیست ماهانه را بر اساس ریزکارکرد تغییر دهید و آن را ویرایش نمایید.
گزینه ریزکارکرد را کلیک نمایید. در فرم نمایش داده شده بر روی گزینه جدید کلیک نمایید. فرم زیر نمایش داده میشود:
همانطور که ملاحظه میفرمایید در این فرم، ۴ گزینه توسط شما مشخص میشود:
– شخص بیمه شده (می توانید بر روی آیکون دوربین کلیک نموده و شخص بیمه شده را انتخاب نمایید.)
– روزهای کارکرد
– دستمزد روزانه
– مزایای ماهانه مشمول (مستمر)
منظور از کادرهای سبز این است که وقتی موارد ۱ و ۲ و ۳ و ۴ را وارد مینمایید، نرم افزار بصورت اتوماتیک سایر اطلاعات را نمایش میدهد. بعنوان مثال زمانی که شخص بیمه شده را مشخص مینمایید، تمامی اطلاعات وی نمایش داده میشود. طراحی این فرم فرصت مناسبی برای چک کردن اطلاعات در اختیار شما قرار میدهد (اطلاعات کارگاه، اطلاعات بیمه شده، روزهای کارکرد و دستمزد).
اگر موارد ۱ تا ۴ را وارد کرده اید بر روی گزینه ثبت کلیک نمایید. پیغام “ریزکارکرد جدید ثبت شد” نمایش داده میشود. بر روی تایید کلیک نمایید. فرم مجددا آماده ثبت ریز کارکرد بیمه شده بعدی میشود، اگر بیمه شده یک نفر است بر روی گزینه خروج کلیک نمایید و از ریز کارکرد خارج شوید. در غیراینصورت ریزکارکرد بیمه شده بعدی را مشخص نمایید و…
پس از انجام چهار مرحله فوق، نوبت به آخرین مرحله یعنی “تهیه دیسکت” میرسد. پس از تهیه دیسکت دو فایل که حاوی اطلاعات کارگاه و اطلاعات بیمهشدگان میباشد، ایجاد میشود. با ارائه این دو فایل از طریق سی دی و یا از طریق ارسال اینترنتی به شعبه مربوطه سازمان تامین اجتماعی، میتوانید فیش خود را دریافت نموده و حق بیمه کارگاه خود را پرداخت نمایید.
مرحله پنجم- تهیه دیسکت
رای ایجاد دو فایل حاوی لیست بیمه (منوی عملیات، گزینه لیست ماهانه) بر روی گزینه تهیه دیسکت کلیک نمایید:
گزینه ۱: مسیر فایل لیست ماهانه را مشخص نمایید.
گزینه ۲: مسیر فایل ریزکارکرد را مشخص نمایید.
حال بر روی گزینه “قبول” کلیک نمایید. اگر لیست ماهانه (تعداد نفرات و روزهای کارکرد و دستمزد روزانه و …) و ریز کارکرد را بطور صحیح تنظیم کرده باشید با پیغام “عملیات انتقال اطلاعات به دیسکت با موفقیت انجام شد.” مواجه میشوید.
دیگه کار تمام است. حال میتوانید این دو فایل را که حاوی لیست بیمه شما میباشد، بصورت اینترنتی به سایت سازمان ارسال و فیش حق بیمه خود را دریافت نموده و آن را پرداخت نمایید. یا در صورت لزوم بر روی سی دی رایت نموده و به شعبه یا کارگزاری تحویل دهید.
