فاکتور رسمی سندی تجاری با مهر و امضاست که هنگام معامله بین خریدار و فروشنده تنظیم و ثبت می‌شود. زمانی که کالا یا خدماتی با پرداخت هزینه ثبت می‌شود، فاکتور آن شرایط معامله را مشخص می‌کند و اطلاعاتی در مورد روش‌های پرداخت موجود ارائه می‌دهد.
انواع فاکتورها شامل رسید کاغذی، قبض فروش، یادداشت بدهی، فاکتور فروش یا ثبت الکترونیکی آنلاین است. با توجه به شرایط پرداختی توافق شده نیز فاکتورها به‌صورت یکجا یا اقساطی تنظیم می‌شود. امروزه با حضور نرم افزارهای جدید، صورتحساب‌های پرداختی شرکت‌ها به‌راحتی در اشکال مختلف رسمی، غیررسمی و فروشگاهی چاپ می‌شود و هیچ محدودیت چاپی در آنها وجود ندارد. در ادامه همراه ما باشید تا با مدل‌های مختلف و اهمیت صدور آنها بیشتر آشنا شوید.
هدف از تنظیم فاکتورها
فاکتورها با مواردی بیش از یک سند رسمی که شامل اطلاعات مورد نیاز برای دریافت پرداخت از مشتریان است، ارائه می‌شود. با کمک این ابزار، افراد تصویر حرفه‌ای برای کسب و کار خود ایجاد می‌کنند و در طول زمان موجب سازماندهی پرونده‌های مالیاتی می‌شوند. در ادامه مهم‌ترین دلایل ضروری بودن فاکتورها بیان شده‌است:
حسابداری دقیق‌تر
فاکتورها درآمد ورودی را ثبت می‌کند. با کمک آنها، می‌توانید میزان فروش را ردیابی و زمان ارائه محصول و میزان درآمد را پیگیری کنید. داده‌های ثبت شده نیز برای حفظ سوابق حسابداری، محاسبه فروش و هزینه‌ها ضروری است. با استفاده از اعداد و ارقام آن، سود خالص، گردش دارایی و… قابل محاسبه می‌باشد.
ساده کردن پرونده‌های مالیاتی
فاکتورها از فرم‌های مالیاتی پشتیبانی می‌کنند و همانند منبع داده‌ها قابل‌اعتماد هستند. هنگامی که تمام فاکتورها را ثبت و نگهداری کنید، تشکیل پرونده‌های مالیاتی بدون دردسر، بسیار کم چالش‌تر خواهد بود.
حمایت قانونی
اگر مشتری به دروغ ادعا کند کالا مطابق با درخواستش تحویل داده نشده است، چه کار باید کرد؟ اگر مشتری از پرداخت هزینه خدماتی که ارائه شده، امتناع کرد، چه عکس العملی باید نشان داد؟
در این مواقع داشتن فاکتور حرفه‌ای به‌عنوان سند قانونی، بسیار کارساز است؛ زیرا می‌تواند از کسب و کار شما در برابر درخواست‌های غیرواقعی محافظت کند. البته با قانونی بودن فاکتور لازم است دارای امضا و جزئیات آن به‌طور دقیق تنظیم شده باشد.
تجزیه تحلیل موثر کسب و کار
فاکتورها وظیفه به ثبت رساندن فروش را دارند. پس حاوی اطلاعاتی همچون قیمت، کل مبالغ و تاریخ تراکنش و … هستند. این سوابق به شما کمک می کند در مورد الگوهای خرید، روند پرداخت، دوره های اوج خرید و… اطلاعات لازم را کسب کنید. همچنین به توسعه استراتژی‌های بازاریابی و پیش‌بینی تقاضا برای مورد هدف قرار دادن مشتریان مناسب، کمک می کند.
فاکتور رسمی و تفاوت آن با فاکتور غیر رسمی
فاکتور از طرف فروشنده با مشخص کردن قوانین خاص صادر می‌شود. براساس قوانین وزارت اقتصاد و امور دارایی و بند 19 قانون مالیات بر ارزش، فاکتور باید براساس استانداردهای لازم طراحی شود. تمام کسب و کارهای زیر نظر مالیات بر ارزش افزوده موظف هستند برای فروش تمام محصولاتشان، فاکتور صادر کنند. در حالی که فاکتورهای غیررسمی یا همان فاکتور صوری، نیازی به رعایت قانون خاصی ندارند. این مدل فاکتور بیشتر برای افرادی که تمایل به خرید کالا و خدمات شخصی دارند صادر می‌شود و تنها با هدف مشخص کردن قیمت نهایی محصول خریداری شده در اختیار خریدار قرار می‌گیرد.
در موارد زیر با دیگر ویژگی‌ها و تفاوت‌های فاکتور رسمی مورد تایید دارایی با مدل غیررسمی آشنا می‌شوید:
- براساس قانون مالیات، ارائه فاکتور از سوی کسب و کارهای تجاری زیر نظر سازمان نظام برای فروش کالا و خدمات الزامی است.
- قوانین و مقرارت گفته شده از سوی وزارت اقتصاد و امور دارایی باید داخل فاکتور تنظیم و کاملاً رعایت شود.
- شرکت‌هایی که تصمیم به خرید کالا و خدماتی با قیمت بالا دارند باید دریافت فاکتور را فراموش نکنند.
نحوه تهیه فاکتور رسمی فروش
صدور انواع فاکتورهای رسمی با کمک نرم افزارهای حسابداری بسیار رایج است و اکثر فاکتورها به‌طور کاملاً اتوماتیک صادر می‌شوند؛ زیرا نرم افزارهای حسابداری به‌صورت از پیش طراحی شده فایل‌هایی در قالب پیش‌فاکتور، فروشگاهی، حواله انبار، شخصی، نمایشی و حتی غیررسمی ارائه می‌دهند و با مشخص کردن اطلاعات فاکتور صادر و چاپ می‌شود.
زمان صدور و چاپ فاکتورها بسیار راحت است و تنها با کمک چند کلیک ساده می‌توانید اطلاعات لازم را در قالب فاکتور آماده سازی کنید.
قوانین فاکتور رسمی و علت ضرورت آن
صدور فاکتور رسمی مورد تایید دارایی تنها برای شرکت‌ها و کسب و کارهای بزرگی ضرورت ندارد، بلکه تنظیم فاکتور از سوی واحدهای تجاری بزرگ و کوچک زیر نظر نظام مالیات بر ارزش افزوده الزامی است. این دسته از کسب و کارها برای فروش محصولات و خدمات بزرگ و کوچک یا ارائه کالا به افراد حقیقی یا بنگاه‌های اقتصادی باید در قبال پرداخت هزینه مشتریان فاکتور ارائه دهند. در صورت پرهیز از ارائه فاکتور استاندارد، مرتکب جرم می‌شوند و طبق قانون، مورد برخورد قرار می‌گیرند.
فاکتورهای رسمی به چه صورت چاپ می‌شوند؟
ویژگی‌های فاکتورهای رسمی برای فروش کالا یا ارائه خدمات بسیار مهم است. در صورت عدم تطابق با ویژگی‌های از پیش تعیین شده مورد تایید قرار نمی‌گیرد. در موارد زیر به تعریف مشخصات فاکتورهای رسمی می‌پردازیم:
شماره فاکتور یا سریال
یکی از مشخصات مهم فاکتورهای رسمی، شماره سریال آن‌هاست. شماره فاکتور باید به‌رنگ قرمز و در قالب آفست یا ملخی چاپ شود که کمی برجستگی آن بسیار مهم است. شماره‌هایی که بدین شکل چاپ می‌شوند به‌راحتی قابل شناسایی هستند و نسبت به شماره‌های معمولی مورد توجه بیشتری قرار می‌گیرند.
تخفیفات، مالیات و عوارض
فاکتور باید با تمام اعداد و ارقام مهم تنظیم شود و تعداد کالا، قیمت، تخفیف‌ها، مالیات و عوارض بر ارزش افزوده محاسبه شده باشد. دقت داشته باشید تخفیف اعمال شده باید قبل از مالیات و عوارض مشخص می‌شود. در غیر این صورت، فاکتور به‌اشتباه تنظیم خواهد شد.
اطلاعات خریدار و فروشنده
از دیگر مشخصات فاکتور می‌توان به بیان مشخصات کامل خریدار و فروشنده اشاره کرد. مشخصات هر دو شامل، شناسه ملی / کد ملی، آدرس، کد پستی، شماره‌تلفن، شماره ثبت و کد اقتصادی است.
مهر و امضا
در آخرین مرحله، فاکتور کاملاً تمیز و بدون خط خوردگی به تایید می‌رسد و مهر و امضا خریدار و فروشنده در محل مناسب آن قرار می‌گیرد.
نمونه فاکتور رسمی قابل ویرایش
با نمونه فاکتورهای رسمی قابل ویرایش، فروش و ارائه خدمات خود را به‌صورت قانونی ثبت کنید. از این طریق تمام پیش‌پرداخت‌ها، تحویل‌ها، خریدهای جزئی و کلی قابل مدیریت و بررسی است. هر درخواست خرید و سفارشی با توجه به نوع کالا و خدمات تعریف شده داخل فاکتور به مرحله انجام می‌رسد. در صورت نیاز نیز می‌توانید فاکتور تهیه شده را براساس شرایط خدمات مجموعه ویرایش و تنظیم کنید.
کلام آخر
فاکتور حرفه‌ای در کنار ایجاد اطمینان از دریافت پول بابت کالا یا خدمات ارائه شده، از کسب و کارتان حمایت قانونی می‌کند و موجب تجزیه و تحلیل رشد کسب و کار می‌شود و تشکیل پرونده‌های مالی را ساده‌تر می‌کند.
هر چقدر محصول شما خوب باشد، اگر در مدیریت پس از پروژه عجولانه تصمیم بگیرید، قطعا برای رسیدن به مشتریان هدف با مشکل مواجه می‌شوید. در حالی که با داشتن درک درستی از فرآیند صورتحساب، حساب ها را بهتر می‌توان مدیریت کرد و مقایس بندی کسب‌و‌کار راحت‌تر می‌شود. در صورت داشتن هرگونه سوال و راهنمایی در خصوص فاکتورهای رسمی، می‌توانید با مشاوران پلتفرم کارمنتو، در ارتباط باشید. کارمنتو یک پلفترم حقوقی با مشاوران خبره و متخصص است و در راه گسترش کسب و کارتان، تا پایان، همراه شما خواهد بود.
