نحوه مدیریت و سازماندهی کارمندان
ایجاد نظم و انضباط مناسب هنگام انجام فعالیت‌های یک مجموعه به منظور افزایش بازدهی و رضایت، برای هر شرکت و سازمانی ضروری است. از این رو، نحوه مدیریت شرکت به طور مناسب و مدیریت کارکنان آن، به یک موضوع بسیار جالب برای مدیران مجموعه‌های مختلف تبدیل شده است. مدیرانی که نتوانند کنترل مناسبی بر فعالیت‌های انجام‌شده در شرکت و ارتباط با پرسنل داشته باشند، نباید انتظار زیادی از کارآمدی مناسب شرکتشان داشته باشند. درواقع به جرات می‌توان گفت که آشنایی و به‌کارگیری اصول رفتار مدیریتی، اصلی‌ترین راز موفقیت مدیران امروزی در مدیریت شرکت به شمار می‌رود. آنها می‌توانند با ایجاد یک محیط منحصربه‌فرد، هم از تخصص کارکنانشان به طور مناسب بهره‌مند شوند و هم کسب‌وکارشان را تقویت کنند.
اگر شما هم مدیریت یک مجموعه یا شرکت را برعهده دارید، قطعا یکی از سوالات اصلی که برای شما مطرح می‌شود، این است که چگونه یک شرکت را سازماندهی کنیم؟ و همین طور اینکه چگونه کارمندان را مدیریت کنیم؟ کارمنتو به عنوان بزرگترین مرجع مشاوره مدیریت منابع انسانی، بعد از معرفی روشهای نوین مدیریت شرکت و مدیریت کارکنان، تکنیک‌های ساده و در عین حال کاربردی را به شما آموزش می‌دهیم تا بتوانید فعالیت کارمندان خود را به طور مناسب سازماندهی کنید.
معرفی روش‌ها و سبک‌های مدیریتی
با پیشرفت دانش مدیریت و ارتباطات تیمی، روشهای مدیریتی هم نوین و به‌روز می‌شوند. یک مدیر موفق باید با منطقی‌ترین و جدیدترین روشهای مدیریت شرکت آشنا باشد تا بتواند قدم‌های بلند و مناسبی برای پیشرفت و ترقی مجموعه خود بردارد. یک اصل مهم در مدیریت کارکنان این است که نباید به کار و فعالیت‌های انجام‌شده در شرکت تنها به چشم انجام خدمت و وظیفه نگاه شود؛ بلکه مدیران همواره باید با ایجاد انگیزه فعالیت در پرسنل و با هدف پیشرفت و تکامل، مدیریت شرکت را به طورعالی پیش ببرند. روشهای جدیدی را که امروزه برای مدیریت شرکت و مدیریت پرسنل استفاده می‌شوند، در ادامه معرفی می‌کنیم:
-
مدیریت شرکت از طریق ارتباطات شبکه ای
در این شیوه مدیریتی، مدیران شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف باید نهایت تلاش خود را در ایجاد و حفظ ارتباط مناسب بین کارمندان انجام دهند. در واقع فعالیت‌های شرکت باید حول ارتباط و تعامل کارکنان شکل بگیرد و مدیریت کارکنان در این نوع از مدیریت اهمیت زیادی دارد. ایجاد جلسات متوالی و منظم، تقویت روحیه کار تیمی در پرسنل و تامین کانال ارتباطی مناسب بین آنها، از جمله فعالیت‌هایی است که این نوع شیوه مدیریتی نیاز دارد. مدیران معمولا برای هریک از مجموعه‌های مختلف شرکت، یک سرپرست و هماهنگ‌کننده انتخاب می‌کنند که نکات لازم را توسط انها به کارمندان منتقل کنند.
-
مدیریت شرکت از طریق مشارکت کارکنان
در این شیوه مدیریتی، تصمیمات مهم در راستای فعالیت شرکت، با حضور همه کارکنان گرفته می‌شود. به عبارت دیگر استفاده از ایده‌های نوآورانه مختلف و جلب نظر پرسنل شرکت در این نوع مدیریت اهمیت زیادی دارد که درنهایت می‌تواند منجر به خلاقیت بالا در استفاده از روشهای پربازده در شرکت شود. همچنین کارمندان شرکت به هیچ وجه حس نمی‌کنند که شیوه مدیریتی در مجموعه، دیکتاتوری است.
-
مدیریت شرکت از طریق منتورینگ
این شیوه مدیریتی، درواقع تلفیقی از دو روش قبلی است؛ به نحوی که شما مدیریت کارکنان را به طور کامل بر عهده دارید، اما بیشتر به عنوان یک مربی عمل می‌کنید و با شناساندن نقاط قوت و ضعف به کارمندان، به آنها کمک می‌کنید تا بهترین تصمیم را برای انجام فعالیت‌های مختلف بگیرند. مدیران در این شیوه، باید جلسات متعددی با تک تک پرسنل داشته باشند و دورنمای اهداف شرکت را به خوبی برایشان توضیح دهند و زمینه مناسبی برای تقویت مهارت کاری آنها فراهم کنند. همچنین علاوه بر اینکه پرسنل در تصمیم‌گیری برای برخی زمینه‌ها مختار هستند؛ اما فعالیت آنها به صورت منظم توسط مدیران پیگیری می‌شود. این مدیریت، می‌تواند باعث ایجاد انگیزه مضاعف و اعتماد بین پرسنل توسط شیوه مدیریت شرکت شود.
-
مدیریت شرکت از طریق شتاب‌دهی به فعالیت‌ها
در این نوع شیوه مدیریتی که مدیریت شتابده هم نامیده می‌شود، درواقع مدیران بیشتر روی زمان تحویل پروژه و انجام فعالیت پرسنل تمرکز می‌کنند تا چگونگی کار آنها. معمولا مدیران انتظار دارند که اهداف کوتاه‌مدت آنها عملی شود و در این راستا اجازه انجام هرگونه فعالیت در چارچوب شرکت را به کارکنان می‌دهند. این شیوه مدیریتی زیاد رایج نیست، چراکه می‌تواند باعث به وجودآمدن رقابت مخرب و فعالیت‌های ممنوع در شرکت شود.
-
مدیریت شرکت به شیوه تحکمی سنتی
حتما می‌دانید که در گذشته‌های نه‌چندان دور، اغلب از روش تحکمی به منظور دیکته‌کردن فعالیت‌های مختلف به کارمندان استفاده می‌شد. پرسنل در این شیوه مدیریتی تقریبا هیچ خلاقیت اختیاری از خودشان را نمی‌توانند در کارهایی که انجام می‌دهند، دخالت دهند. به عبارت دیگر، علاوه بر ذکر نوع فعالیت و تاریخ تحویل آن به اشخاص موردنظر مدیران، نحوه انجام کارهای مختلف هم باید کاملا مطابق گفته مدیر باشد. این روش هم جای چندانی در شرکت‌ها و سازمان‌های موفق ندارد؛ البته برخی اوقات شرایط طوری رقم می‌خورد که مدیران مجبور می‌شوند این شیوه مدیریتی را در پیش بگیرند.
انتخاب سبک های مدیریتی بر چه مبنایی باید صورت بگیرد؟
به منظور انتخاب نحوه مدیریت مجموعه و مدیریت شرکت از بین روش های مختلف مدیریت کارکنان که ذکر شد، اولین قدم به دست آوردن شناخت مناسب از توانایی‌های خود و کارکنان شرکت و همچنین ویژگی‌های شخصیتی آن‌هاست. سپس باید به این موضوع فکر کنید که کدام شیوه مدیریتی، مناسب‌ترین روش مدیریت شرکت شما در زمان کنونی محسوب می‌شود و آن را به کار بگیرید. به عنوان مثال، هنگامی‌که تیم‌های متعددی در مجموعه شما در راستای اهداف معین و گوناگون فعالیت می‌کنند، مدیریت شرکت به روش ایجاد ارتباطات شبکه‌ای، بهترین شیوه مدیریتی محسوب می‌شود که با استفاده از به‌کارگیری آن، می‌توانید هماهنگی مناسبی بین فعالیت پرسنل شرکت ایجاد نمایید.
اگر زمان زیادی نیست که شما به‌عنوان مدیر یک مجموعه یا شرکت انتخاب شده‌اید و خودتان از قبل جزء کارمندان بوده‌اید و تجربه و مهارت کافی در فعالیت‌های انجام‌شده در شرکت را دارید، مدیریت به روش منتورینگ، بهترین شیوه برای شما محسوب می‌شود. در این حالت چون خودتان هم علاوه بر اصول رفتار مدیریتی، از نحوه پیشروی فعالیت‌های شرکت آگاهی کامل دارید، می‌توانید توانایی‌های کارمندان را در جهت درست به کارگیرید و به عنوان یک مربی کارشناس، مجموعه‌تان را مدیریت کنید.
اگر احساس می‌کنید که کارمندان شرکت شما به درک منطقی از اهداف شرکت و اولویت‌های مجموعه رسیده‌اند، قطعا سعی کنید با استفاده از شیوه مدیریت مشارکتی، از نظرات و ایده‌های کارکنان هم در مدیریت شرکت استفاده کنید. اگر فعالیت شرکت شما به نحوی است که کارمندان به صورت مستقیم با کارفرما و مشتریان مختلف در ارتباط هستند، می‌توانید از فعالیت‌های مشارکتی به‌منظور مدیریت کارکنان و ایجاد حس اعتماد در آنها استفاده کنید.
شاید در بازه‌های زمانی مختلف، کارمندان شرکت شما به دلایل مختلف نتوانند از تمامی قوای خود برای پیشبرد فعالیت‌هایشان در شرکت استفاده کنند. در این حالت باید شیوه مدیریت شتابده را انتخاب کنید. می‌توانید با تعیین اهداف بلندمدت و مشخص‌کردن چارچوب فعالیت کارکنان و ذکر اهمیت رسیدن به اهداف تعیین شده، موتور محرک شرکت را روشن کنید.
در نهایت هنگامی‌که حس کردید وضع شرکت به طور فاجعه‌باری به سوی بی‌نظمی و هرج‌ومرج می‌رود، به‌طوری‌که کم‌کم کنترل اوضاع از دست شما خارج می‌شود، می‌توانید مدتی از روش مدیریت تحکمی استفاده کنید تا بتوانید کنترل مناسب و انضباط قبلی را به شرکت بازگردانید.
نحوه برخورد مدیران موفق با کارمندان
یکی دیگر از مسائل مهم و تعیین‌کننده در پیشرفت شرکت که مدیران باید به آن توجه کنند، نحوه برخورد با کارمندان است. مدیر یک شرکت باید به گونه‌ای با کارمندان خود در ارتباط باشد که آنها با صداقت کامل رفتار کنند. مدیران برتر و موفق می‌دانند که در مدیریت شرکت احتمال وقوع هرگونه فعالیت اشتباه از جانب خودشان و کارمندان وجود دارد و نباید به صورت غیرمنطقی با آن برخورد کنند. اگر کارمندان شرکت شما هم دچار اشتباه در انجام کارهایشان می‌شوند، باید با رفتار کاملا منطقی و صمیمانه سعی کنید ریشه مشکلات را پیدا کنید و به حل آن بپردازید. رفتار مدیران با کارمندان، هم می‌تواند باعث ایجاد حس انگیزه و اعتماد در بین کارکنان شود و هم باعث ایجاد مشکلات متعدد در رفتار کارمندان و اختلال در مدیریت شرکت شود. از جمله موثرترین رفتارها در ارتباط با کارمندان، موارد زیر هستند که می‌توانند تاثیر زیادی در پیشروی مناسب فعالیت‌های شرکت داشته باشند
-
به‌عنوان مدیر یک مجموعه، به هیچ وجه سعی نکنید که رفتاری مغایر شان و فرهنگتان در ارتباط با کارمندان بروز دهید.
-
به صورت مکرر با کارمندان خود به صورت صمیمانه صحبت کنید و نظرات آنها را در رابطه با فعالیت‌های شرکت جویا شوید.
-
تصور کنید که کارمندان شرکت شما جزو نزدیک‌ترین افراد زندگیتان هستند و کاملا به دغدغه و مشکلات آنها توجه کنید.
-
از کارمندانی که پشتکار زیادی در شرکت دارند، به طور مناسب تشکر و قدردانی کنید.
-
تمامی سعیتان را برای ایجاد ذوق و انگیزه مناسب در کارمندان به‌منظور کار در شرکت به کار گیرید.
-
با وجود رفتار مهربانانه و صمیمی با کارمندان، برنامه قاطعی هم برای مدیریت شرکت و مدیریت کارکنان تدارک ببینید تا نظم شرکت همیشه حفظ شود.
تکنیک‌های طلایی که برای مدیریت پرسنل شرکت لازم است
پس از انتخاب روش مدیریتی مناسب برای مدیریت شرکت، باید با مجموعه‌ای از راهکارهای فوق‌العاده موثر در مدیریت کارکنان آشنا شوید. به کاربردن این تکنیک‌ها به مدیران شرکت‌های مختلف کمک می‌کند تا گام خوبی در راستای افزایش بازدهی فعالیت پرسنل، بردارند. بنابراین هنگام استفاده از انواع روشهای مدیریت کارمندان، تکنیک‌های زیر را به کار بگیرید:
-
کارمندان خبره استخدام کنید.
بدیهی است که هر چقدر مهارت کارمندان شرکت شما بیشتر باشد، به بازدهی بیشتر می‌انجامد. بنابراین همواره سعی کنید بعد از بررسی‌های لازم، از افراد توامند در مجموعه خود استفاده کنید.
-
در برخورد با کارمندان قاطع باشید.
همانطور که اشاره کردیم در کنار ایجاد ارتباط صمیمی و صادقانه با کارمندان، باید مثل یک مدیر قاطع با آنها رفتار کنید تا سازماندهی مناسب را برای مدیریت شرکت ایجاد کنید.
-
اهداف شغلی شرکت را تعیین نمایید.
تعیین اهداف شرکت به صورت مشخص و واضح، به کارکنان کمک می‌کند تا درک درستی از فعالیت‌هایی که لازم است انجام دهند، داشته باشند.
-
مسئولیت کارمندان را بر اساس اهداف مشخص کنید.
زمانی‌که احساس می‌کنید خودتان باید ریز جزئیات فعالیت‌های هر کارمند را به آنها بگویید، قطعا این کار را انجام دهید.
-
برگزاری جلسات تیمی را فراموش نکنید.
اگر شیوه مدیریت مشارکتی را برای مجموعه خود انتخاب کرده‌اید، برگزاری جلسات متعدد تیمی و استفاده از ایده‌های کارمندان، گزینه خوبی برای مدیریت کارکنان خواهد بود.
-
مشوق و حامی کارمندان خود باشید.
تشویق و ایجاد حس انگیزه در بین کارمندان، فعالیت آنها را سودمندتر از گذشته می‌کند
با کارمندان، با احترام برخورد کنید.
ایجاد رابطه مناسب بین مدیر و کارکنان باید دوطرفه باشد. اگر انتظار دارید که کارمندان شرکت شما صادقانه و با احترام با شما برخورد کنند، خودتان هم باید به آنها احترام بگذارید
-
حقوق و دستمزد کارمندان را جدی بگیرید.
پرداخت به‌موقع حقوق کارمندان، حس بسیار خوبی را نسبت به به مدیر و کل مجموعه ایجاد می‌کند. همچنین این کار از ایجاد هرج‌ومرج در شرکت و نارضایتی کارمندان جلوگیری می‌کند.
-
نقاط قوت و ضعف پرسنل شرکت را بشناسید.
علاوه بر تقویت روحیه کار تیمی در بین کارمندان، باید نقاط قوت و ضعف تک‌تک کارمندان شرکت را شناسایی کنید و با ایجاد ارتباط صمیمانه موارد لازم را با آنها در میان بگذارید. این تکنیک ضمن افزایش کارایی شرکت، به کارمندان این حس را القا می‌کند که تمامی فعالیت‌های آنان تحت نظر مدیر می‌باشد.
-
روابط دوستانه‌ای میان کارمندان برقرار کنید.
علاوه بر رابطه بین مدیر و کارکنان، در شیوه مدیریت مشارکتی وجود رابطه و درک مناسب بین کارکنان و تیم‌های مختلف شرکت هم اهمیت به‌سزایی دارد. مدیر باید بکوشد تا با ایجاد روابط دوستانه میان کارمندان، مدیریت شرکت را به نحو مناسبی انجام دهد.
کلام آخر، از یک مشاور مدیریت منابع انسانی کمک بگیرید!
احتمالا انتخاب شیوه مدیریتی مناسب و به‌کارگیری تکنیک‌ها و اصول مناسب در مدیریت شرکت، برای همه مدیران به این راحتی نخواهد بود. مخصوصا مدیرانی که تجربه کمی در مدیریت کارکنان دارند و به تازگی کسب‌وکار خود را شروع کرده‌اند یا کارمندان جدیدی استخدام کرده‌اند، حتما نیاز به مشاوره مناسب در زمنیه مدیریت کارکنان و منابع انسانی شرکت خواهند داشت تا بتوانند به درک درستی از نحوه مدیریت شرکت برسند.
مجموعه کارمنتو با درنظرگرفتن خدمات مناسب به منظور مدیریت منابع انسانی، برای مشاوره مدیریت شرکت و کارکنان آماده ارائه خدمت به مدیران محترم مجموعه‌های مختلف است. برای کسب اطلاعات بیشتر در این خصوص، می‌توانید از مشاوره رایگان کارمنتو بهره‌مند شوید.
بیشتر بخوانید: افزایش انگیزه در کارمندان
