با شیوع پاندمی کرونا در اکثر کشورهای جهان، مساله دورکاری پرسنل مجموعه‌های مختلف اهمیت بیشتری پیدا کرده است. از طرفی حتما می‌دانید که ارتباط پیوسته و مناسب بین کارمندان و مدیران از چه اهمیت بالایی در شرکت‌ها برخوردار است؛ اگر این ارتباط در بستر مناسب و به شکل مطلوب ایجاد نشود، ممکن است باعث ایجاد چالش‌های جدی و مشکلات مختلف در سازماندهی فعالیت‌های شرکت شود. در این صورت، کار مدیریت و کنترل کم‌کم از دست افراد خارج می‌شود. بنابراین دغدغه مدیران و کارکنان کسب‌وکارهای امروزی این است که بتوانند یک بستر مناسب برای ارتباط کاری بین اعضا فراهم کنند.
جالب است بدانید که طبق یک تحقیق بر اساس نظرسنجی‌های مختلف، بیشتر از 75 درصد کارکنانی که امکان ایجاد ارتباط مناسب و کاربردی با اعضای دیگر و مدیران خود نداشته باشند، تمایل زیادی به تغییر موقعیت شغلی خود دارند. طبیعی است که افراد بخواهند تا راحت‌تر بتوانند با شرایط شغلی خود کنار بیایند و کارکردن در فضاهای بهتری را تجربه کنند.
آیا در مدیریت کارمندان خود با موانعی روبرو شده‌اید؟
با مشاوره منابع انسانی کارمنتو، دیگر نگران مدیریت کارمندان خود نباشید
نرم افزار اسلک، از جمله بهترین اپلیکیشن‌هایی است که امکان پیام‌رسانی و چت تیمی و در نتیجه برقراری ارتباط موثر بین کارمندان و مدیر را ممکن می‌سازد. این نرم‌افزار جامع به کارکنان کمک می‌کند تا تجربه بسیار خوب و لذت‌بخشی از دورکاری داشته باشند. البته انتظار اینکه فقط با نصب Slack بتوانید تمامی انتظارات خود را برآورده کنید، کمی خوش‌بینانه است. بلکه شما باید با نحوه کار با اسلک و ترفندهای متنوع آن آشنا شوید تا بتوانید از نرم افزار اسلک، بهترین استفاده را بکنید.
نرم افزار اسلک (Slack) چیست؟
همانطور که اشاره کردیم، نرم افزار اسلک درواقع یک بستر پیام‌رسانی به صورت تیمی و گروهی است که امکان ایجاد ارتباط کاری برای کارمندان با دیگر کارکنان و هم‌چنین هیئت مدیره را از طریق ابزارها و ترفندهای مختلف فراهم می‌کند. به عبارتی دیگر، Slack یک دفتر کار مجازی و در عین حال محیط کاری واقعی را برای کارکنان فراهم می‌کند تا ارتباط موثری با یکدیگر در جهت پیشبرد اهداف معین داشته باشند.
واژه Slack، خلاصه‌شده عبارت “Searchable Log of All Conversation and knowledge” که به معنای گزارشات قابل جستجو از تمامی مکالمات و دانش‌ها است. نرم افزار اسلک بهترین بستر برای تعامل و ارتباط موثر با همکاران می‌باشد که تمامی اطلاعات رد و بدل‌شده در آن به صورت کامل قابل جستجو و دسترسی راحت است. تمامی اعضا می‌توانند از اطلاعات مهم و ضروری این نرم افزار در هر زمانی که بخواهند استفاده کنند.
نرم افزار اسلک، تنها برای شرکت‌ها و سازمان‌هایی که شیوه کاری آن‌ها به صورت مدیریتی و کارمندی است، طراحی نشده است. بلکه شما می‌توانید عضو یک تیم متشکل از تعداد زیادی اعضای دیگر از سراسر جهان باشید و از طریق کار با Slack و یادگیری و ترفندهای آن، بتوانید ارتباط خوبی با هم‌تیمی‌های خود در جهت پیشرفت پروژه‌های مختلف داشته باشید.
برای اولین بار، نرم افزار اسلک به عنوان یک سیستم و بستر چت داخل دفتری مجموعه‌های مختلف راه‌اندازی شد. به دلیل کارایی‌های منحصربه فرد Slack، این اپلیکیشن خیلی زود پله‌های ترقی و پیشرفت را طی کرده و به طرز عجیبی توانست در مدت کمتر از 3 سال نزدیک به دو میلیون کاربر را به استفاده از خود جذب کند. برنامه اسلک دقیقا مانند سیستم مرکزی و مغز شرکت عمل می‌کند و اعضا می‌توانند در سریعترین زمان ممکن و با بهترین امکانات با یکدیگر ارتباط بگیرند. بدیهی است که در صورت استفاده از این اپلیکیشن، نیازی به استفاده از ایمیل و دیگر راه‌های ارتباطی در شرکت‌ها نیست و مدیران می‌توانند روش نوینی از ارتباط دورکاری را در مجموعه خود ایجاد کنند.
آموزش نصب و ثبت نام در اسلک
قبل از پرداختن به بحث آموزش ترفندها و معرفی کاربردهای متنوع و جذاب نرم افزار اسلک که امروزه در مجموعه‌های زیادی به کار گرفته می‌شود، ابتدا باید با نحوه نصب Slack و چگونگی ثبت نام و تایید هویت در آن آشنا شوید. البته به منظور نصب اپلیکیشن اسلک و آغاز به کار با آن، کار زیاد مشکلی در پیش رو نخواهید داشت و به راحتی می‌توانید با دنبال کردن ادامه مطالب از پس آن برآیید.
اولین کاری که باید بکنید این است که نرم افزار اسلک را دانلود کنید. بهتر است دانلود Slack را از خود سایت اصلی آن انجام دهید تا بعدا هیچ مشکلی برای شما پیش نیاید. چنانچه فعلا از نصب نرم‌افزار در گوشی هوشمندتان مطمئن نیستید، در ابتدا می‌توانید از نسخه اسلک که قابلیت اجرا بر روی مرورگرهای مختلف را دارد، استفاده کرده و با محیط و امکانات آن آشنا شوید. اما اگر با نرم افزارهای پیام‌رسانی دیگر که در مرورگرها کار می‌کنند، آشنا باشید، حتما می‌دانید که تمامی امکاناتی که در اپلیکیشن‌های پیام‌رسانی ارائه می‌شوند، در نخه مرورگر قابل دسترسی نستند. نرم افزار اسلک هم از این قاعده مستثنی نیست و پیشنهاد می‌کنیم برای دسترسی راحت‌تر به تمامی امکانات جذاب آن، اپلیکیشن اسلک برای آیفون یا اندروید را دانلود و آن را نصب کنید. البته نسخه اپلیکیشن ویندو هم برایتان قابل دسترسی است که می‌تواید بعد از نصب آن بر روی سیستم عاملتان از آن استفاده کنید.
به منظور ثبت نام در اسلک، راحت‌ترین راه مراجعه به وبسایت Slack می‌باشد. در این حالت شما به عنوان مدیر یک تیم یا مجموعه، توانایی دسترسی به تمام اطلاعات و ثبت اطلاعات جدید بر روی سیتم را خواهید داشت. بنابراین دقت کنید این موضوع که چه کسی برای اولین بار برای ثبت نام به سایت مراجعه می‌کند، بسیار اهمیت دارد؛ چون همواره به تمامی اطلاعات دسترسی خواهد داشت. بعد از مراجعه به سایت با کلیک بر روی گزینه getting started و ثبت ایمیل و اطلاعات خواسته‌شده دیگر شامل نام تیم، نام اعضای تیم و انتخاب نقش هر یک از اعضا در تیم، به همین راحتی می‌توانید فرایند ثبت نام در اسلک را به پایان برسانید. سپس باید به سراغ تنطیمات اولیه نرم افزار بروید. در قسمت‌های بعد، تمامی مسائلی که به نحوه کار با اپلیکیشن اسلک ارتباط دارند، به طور کامل بررسی می‌کنیم.
بیشتر بخوانید: با نرم‌افزار ترلو (trello) و ویژگی‌ها و امکانات آن آشنا شوید
نسخه پولی و رایگان اپلیکیشن اسلک
همانطور که اشاره کردیم،کاربران مختلفی که به صورت تیمی و گروهی در مجموعه‌ها و شرکت‌های خود فعالیت می‌کنند، می‌توانند از نرم افزار Slack استفاده کنند. در نسخه رایگان این نرم افزار، تقریبا تمامی امکانات استاندارد و موردنیاز برای برقراری ارتباط موثر با دیگر کارکنان تدارک دیده شده است. به عنوان مثال، نسخه رایگان اسلک به شما این امکان را می‌دهد که تماس تصویر دو نفره و با کیفیت را با همکارانتان داشته باشد و بتوانید حتی ده هزار پیام هم با همکاران خود رد و بدل کنید! در این نسخه، تمامی تیم‌ها به 5 گیگابات حافظه مفید برای ذخیره اطلاعات و آپلود فایل‌های موردنیازشان دسترسی خواهند داشت که حجم مناسبی می‌باشد. از طرفی امکانات بسیار جذاب‌تری که اسلک را بسیار محبوب ساخته است، در نسخه‌های پولی اپلیکیشن اسلک گنجانده شده‌اند که می‌توانید از آن‌ها هم بهره ببرید. برای نمونه، در نسخه پولی به ازای اضافه‌شدن هر عضو جدید، یک حافظه یک ترابایتی جدید به حافظه قبلی افزوده می‌شود! حتی اگر این مقدار هم کفاف برخی مجموعه‌ها را نداد، اعضا می‌توانند حافظه بیشتری خریداری کنند. البته با پاک‌کردن اطلاعات غیرضروری هم از حافظه، می‌توانید فایل‌های جدید را در حافظه جا دهید. از جدیدترین وجذاب‌ترين ويژگی نسخه جدید نرم افزار اسلک این است که فایل‌ها با فرمت‌های مختلف مانندmov، mp4، mp3 و غیره به راحتی دانلود شده و در حافظه خود برنامه ذخیره می‌شوند. در این حالت حتی اگر دستگاهی که اپلیکیشن اسلک را روی آن نصب کرده‌اید، حجم کمی داشته باشد، هیچ گونه‌ای حافظه‌ای از آن اشغال نخواهد شد.
برای کاربران ایرانی خرید نسخه اسلک پریمیوم (Slack premium)، نیازمد داشتن یک اکانت paypal، مسترکارت یا ویزا می‌باشد تا بتوانند خرید دلاری اپلیکیشن اسلک را انجام دهند. خدمات پرداخت ارزی می‌تواند کمک مناسبی برای شما در این زمینه باشد. دقت کنید که نسخه پولی اسلک یا نسخه پریمیوم خود به دو نوع مختلف تقسیم می‌شود که در ادامه به معرفی آن‌ها می‌پردازیم:
بیشتر بخوانید: با راهکارهای افزایش انگیزه در کارمندان چقدر آشنا هستید؟
• نسخه استاندارد پریمیوم
این نسخه از نرم افزار اسلک برای شرکت‌ها و مجموعه‌های متوسط و کوچک مناسب است. در این نسخه، امکاناتی از قبیل تماس تصویری همزمان با 15 نفر و دسترسی به فایل‌ها با اثرانگشتت را هم ممکن است. هزینه تهیه این نسخه 67.6 دلار برای یک ماه می‌باشد.
• نسخه پریمیوم پلاس
این نسخه Slack متناسب با نیازهای پیشرفته کسب‌وکارهای بزرگ و گسترده با تعداد زیادی از کارکنان است که پشتیبانی 24 ساعته و همگام‌سازی سريع را هم به همراه دارد. هزینه این نسخه از برنامه اسلك 5.12 دلار به صورت ماهيانه است.
این مقاله را حتما بخوانید: آشنایی با بهترین نرم‌افزارهای مدیریت تیم و پروژه
نحوه كار با اپليكيشن اسلك
قدم اول در کار با Slack را قبلا خدمتتان شرح دادیم که شامل نصب اپلیکیشن اسلک و ثبت نام در آن بود که می‌توانید به راحتی این مراحل را پشت سر بگذارید و یک تیم جدید را تشکیل دهید. در گام بعدی باید تنطیمات اولیه نرم افزار مانند نام گروه و اعضا و نقش آن‌ها را مشخص یا در صورت نیاز تغییر دهید. سپس برای به منظور ارسال و دریافت پیام از همکاران در این نرم افزار باید با مجموعه‌ای از مراحل، هنگام کار با نرم افزار اسلک آشنا شوید که در ادامه به شرح آن‌ها می‌پردازیم:
• اضافه کردن هم‌‌تیمی‌ها به گروه
بدین منظور باید روی نام تیمی که ایجاد کرده‌اید، کلیک چپ کنید تا بخش Team menu برای شما فعال شود. اگر روی گزینه Invite people کلیک کند و ایمیل، نام و نام خانوادگی افرادی که می‌خواهید آن‌ها را به تیم دعوت کنید، در بخش مربوطه وارد کنید، یک ایمیل حاوی صفحه دعوت برای آن‌ها ارسال می‌شود. البته دقت کنید که از قبل باید گزینه signup allowing email را از بخش تنطیمات تیم فعال کرده باشید تا افراد بتوانند از طریق ایمیل و تایید هویت خود به برنامه اسلک لینک شوند.
• ایجاد کانال‌های کاری و انتخاب اسم مناسب برای آن‌ها
درواقع مهم‌ترین بخش در کار با Slack، کانال‌های آن محسوب می‌شوند. به منظور تشکیل کانال جدید و دسترسی به کانال‌های مختلف می‌توانید روی گزینه Channels در برنامه اسلک کلیک کنید. دقت کنید که کانال‌ها در Slack به 3 دسته تقسیم می‌شوند:
o کانال عمومی که برای همه اعضای گروه قابل دسترسی است.
o کانال خصوصی که مختص اعضای خاصی از گروه یا تیم است.
o کانال اشتراکی که بین تیم‌های مختلف تبادل می‌شود.
این مقاله را از دست ندهید: آشنایی با ویژگی‌های محیط کار ایده‌آل
• ارسال و دریافت پیام در نرم افزار اسلک
به منظور این کار کافیست بر روی پنجره پیام در قسمت پایین نرم افزار اسلک کلیک کرده و بعد از نوشتن پیام‌های خود و استفاده از ایموجی‌های مختلف گزینه Enter را بزنید. می‌توانید بعد از ارسال شدن پیام از طریق کلیک روی آیکون دندانه‌دار کوچک یا زدن فلش به سمت بالا، به ویرایش محتوای پیام‌هایتان بپردازید. چنانچه بعد از تایپ پیام، آن را ارسال نکنید، به صورت Draft در پنجره باقی مانده و ارسال آن به شما هشدار داده می‌شود. هم‌چنین با کلیک روی پیامتان می‌توانید به تنظیماتی مانند سنجاق‌کردن پیام و غیره دسترسی داشته باشید.
• آپلودکردن فایل در اپلیکیشن اسلک
ساده‌ترین روش برای آپلودکرن فایل‌ها با فرمت‌های مختلف در اپلیکیشن اسلک،انتخاب فایل و درگ‌کردن آن‌ها داخل برنامه است. هم‌چنین می‌توانید با انتخاب creat publik link از بخش more به انتخاب فایل‌هایی که قصد اشتراک‌گذاری آن‌ها را دارید، بپردازید.
چگونه کارمندان خود را مدیریت کنیم؟ برای پاسخ به این پرسش، مقاله نحوه مدیریت و سازماندهی کارمندان را حتما بخوانید!
دستورات مهم و کاربردی در اسلک
بخشی از دستورات و کدها در برنامه اسلک وجود دارند که کار با Slack را برای کاربران بسیار راحت کرده‌اند. در ادامه به معرفی این دستورات و توابع مهم می‌پردازیم:
• دستور @channel به منظور خبرداردکردن همه اعضای گروه از پیام‌های مهم
• دستور @username به منظور خطاب‌دادن فردی از گروه که آیدی او را باید بعد از @ بیاورید.
• دستور @here به منظور مطلع‌کردن افرادی که در برنامه آنلاین هستند.
• دستور me/ به منظور صحبت‌کردن از جانب سوم شخص ( مثال: به جای من ناهار میخورم از Mohammad ناهار می‌خورد استفاده می‌شود.)
• دستور open/ به منظور بازکردن یک کانال جدید
• دستور leave/ به منظور خارج‌شدن از کانال‌های مختلف
• دستور collapse/ به منظور پنهان‌کردن تمامی تصاویر و گیف‌ها در کانال
• دستور shrug/ که عبارت ¯\_(ツ)_/¯ را به پیام شما اضافه می‌کند.
• جستجوی عبارت یا کلمه خاصی از متن پیام‌ها از طریق جستجوکردن در نوار جستجو
• استفاده از روبات‌های مختلف در نرم افزار اسلک به منظور مدیریت اعضا و محتوای کانال
قابلیت ها و ویژگی های اپلیکیشن اسلک
علاوه بر قابلیت‌های کلی و عمومی یک بستر دورکاری مناسب که حتی نسخه رایگان اسلک هم آن‌ها را ارائه می‌دهد، برخی از قابلیت‌های جذاب دیگر وجود دارند که نرم افزار اسلک به خوبی آن‌ها را در خود گنجانده است که در ادامه آن‌ها را معرفی می‌کنیم:
• دسته بندی و سازماندهی مناسب در مکالمات برنامه
در برنامه اسلک شما این قابلیت را خواهید داشت تا علاوه بر تبادل پیام در گروه‌های عمومی که تمامی اعضا در هر لحظه می‌توانند به آن‌ها دسترسی داشته باشند، گروه‌ها یا کانال‌های جداگانه برای گروه‌ها وتیم‌های مختلف ایجاد کنید و پیام‌ها را فقط با آن‌ها به اشتراک بگذارید.
• فراهم کردن بستر مناسب به منظور دسترسی اعضا به محتواهای گروه و کانال
همانطور که اشاره شد، تمامی افرادی که عضو تیم هستند، می‌توانند با جستجو عبارت یا کلماتی که در ذهن دارند، به پیام‌های شامل آن عبارت دسترسی داشته باشند. علاوه بر این موضوع، افراد می‌توانند با مشخص‌کردن یک عضو خاص تمامی پیام‌های او را در کانال موردنظر مشاهده کنند.
• قابلیت ایجاد اتصال و ارتباط با نرم افزارهای دیگر
یکی از جذاب‌ترین ویژگی‌های نرم افزار اسلک، امکان ارتباط آن با سایر برنامه‌ها مانند آفیس، گوگل و غیره می‌باشد. از طریق بازکردن پنجره Slack و انتخاب گزینه Apps می‌توانید به این برنامه‌ها دسترسی داشته باشید.
