در هر سازمان یا شرکتی، موقعیت‌های شغلی متفاوت وجود دارد. این موقعیت‌ها در ارتباط متقابل با یکدیگر، فرایند کاری سازمان را می‌سازند و هر کدام وظایف مختص خود را دارند. البته که این وظایف اقتضا می‌کند که هر کدامشان به یک مقام بالاتر گزارش بدهند و از موقعیت‌های زیرینِ خود در چارت، گزارش کار بگیرند. مدیران و کارمندان، باید سلسله مراتب افراد را در سازمان چطور بشناسند؟ یک تازه‌وارد (مثلا فرض کنید یک سرمایهگذار جدید) چطور باید یک ایده کلی از مراتب کاری داشته باشد؟ این‌ها کار «چارت سازمانی» یا Organizational Chart است، یک نمودار کامل و جامع که سلسله مراتب سازمان را با جزئیات نشان می‌دهد. در این مطلب این چارت را بیشتر می‌شناسیم و چند نمونه از انواع مهم و رایج آن را هم بررسی می‌کنیم.
چارت سازمانی دقیقا چیست؟
یک چارت سازمانی یا Org Chart، نموداری تصویری است که سلسله مراتب گزارش‌دهی و ارتباطات درون‌سازمانی را در داخل یک شرکت نشان می‌دهد. مهم‌ترین و رایجترین کابرد این چارت این است که در یک نگاه، به همه ساختار یک کسب‌وکار، سازمان یا حتی دولت را نشان بدهد (گاهی دولت‌ها هم نیاز به یک چارت سازمانی دارند).
از یک چارت سازمانی، می‌شود استفادههای مختلفی کرد و البته به اشکال مختلفی آن را ساخت. چارت می‌تواند یک ابزار مدیریتی، یک وسیله برای برنامه‌ریزی، یک دایرکتوری پرسنل یا… باشد. مثلا اگر سازمان شما یک ساختار تیمی دارد و هر تیم -برای رسیدن به حداکثر پتانسیل کاربردی‌اش- باید بتواند ارتباط موثر برقرار کند، چارت سازمانی برایتان یک ضرورت است. البته به یاد داشته باشید که هر سازمانی تعداد نیرو، مدل کاری و ساختارِ متفاوتی دارد و همین موضوع، نیاز به چارت‌های متفاوت را هم در بازار کار ایجاد کرده است.
یک تاریخچه کوتاه
تاریخ نمودار سازمانی به قرن نوزدهم برمیگردد و مهندسی آمریکایی‌اسکاتلندی به نام دنیل مککلوم. او در سال 1854 برای یک شرکت (که اسمش در تاریخ نیامده)، نموداری طراحی کرد که سال‌ها بعد و در قرن بیستم اسم «چارت سازمانی» گرفت. در سال 1914 بود که صاحبان کسب‌وکار متوجه جای خالی یک سند توصیفی شدند و مهندسان صنایع، شروع به تبلیغ و استفاده از آن کردند. در 1920، نظرسنجی‌ها نشان می‌دادند که استفاده از چارت سازمانی با سرعتی کم اما مداوم، در دغدغه‌های یک کسب‌وکار عادی جای میگیرد. در دهه‌های بعد بود که با تاسیس هر شرکت، ایجاد چارتش به یک باید تبدیل شد و حالا دیگر کمتر سازمانی را می‌توانیم پیدا کنیم که چارت نداشته باشد.
کاربردهای چارت یا نمودار سازمانی
این چارت‌ها برای چه استفاده می‌شوند؟ واقعیت این است که کاربرد اصلی آن‌ها ترسیم و تصویرسازی ارتباطات و سلسله‌مراتب شغلی در شرکت است. چنین چارت‌هایی را همچنین می‌توان برای این موارد به کار برد:
- ارتباطات سازمانی و نظارت بر بخش‌های متفاوت: مثلا این که کارمندان در ابتدای ورودشان متوجه شوند که باید گزارش کارشان را به چه کسی بدهند، با چه افرادی روزانه در ارتباط باشند و… چارت‌های عکس‌دار در این زمینه خیلی مفید هستند.
- ایجاد تغییر در سازمان: با یک نگاه کلی به چارت سازمان می‌شود فهمید که چه بخشهایی نیاز به تغییر دارند و چه نیروهایی باید تعدیل یا جابجا شوند.
- برنامه‌ریزی برای نیروی کار: مثلا پر کردن جای خالی نیرویی که سازمان در حال حاضر به مهارت او نیاز دارد.
انواع چارت یا نمودار سازمانی
هر سازمانی، به شکل منحصر به فرد خودش فعالیت می‌کند و ارتباط بین افراد و تیم‌ها هم در آن متفاوت است. چارت یا نمودار سازمانی انواع مختلفی دارد که هر کدام به نیازهای یک مدل کسب‌وکار پاسخگو هستند:
- سلسله مراتبی (ساختار سلسله مراتبی) :(Hierarchical Org Chart) این مدل، بیانگر مدل کلاسیک ساختار کسب‌وکار است: مدیران اجرایی در بالا، مدیران ارشد زیر آن‌ها، مدیران میانی پایینتر و بقیه هم به ترتیب در قسمت زیرین چارت. این ساختار معمولا دپارتمان‌ها را جدا از هم نشان می‌دهد؛ دپارتمان‌هایی مثل IT، مارکتینگ، مالی، منابع انسانی و…
- ماتریس (Matrix Org Chart): چارت ماتریس برای کمپانی‌هایی به کار میرود که پروژهها و محصولات، تیم‌های آن‌ها را بخش‌بندی می‌کنند: مثلا تیم پروژه ساختمان A و تیم پروژه ساختمان B. در چنین سازمان‌هایی به جای ساختار عمودی و بالا به پایین، ساختارها ضربدری هستند.
- سازمانی افقی یا مسطح (Flat Org Chart): در این نوع چارت، سطح‌بندی وجود ندارد (یا خیلی کم است) و همه مدیران و کارمندان در موقعیت مشابه ترسیم می‌شوند. چنین ساختاری مدیریت هر فرد را بر فرایند کارش تشویق کرده و به همه افراد قدرت تصمیم‌گیری می‌دهد.
- ساختار شبکه‌ای :(Network Structure)این روزها کمتر سازمانی را می‌شود پیدا کرد که همه عملیات و شعبه‌هایش در زیر یک سقف جا شوند. ساختار شبکه‌ای منابع را تقسیم کرده و بیشتر بر ارتباط متقابل و همکاری همگانی تاکید می‌کند (به جای سلسله‌مراتب)
- ساختار تقسیمی :(Divisional Structure)در ساختار تقسیمی، هر شعبه یا نمایندگی از سازمان بر منابع و عملیات داخلی خودش تسلط دارد، درست مثل شرکت کوچکی در دل شرکت بزرگ‌تر. چارت سازمانی تقسیمی به هر مدیر شعبه اجازه می‌دهد نقشه دقیقی از تیم‌های فروش، مارکتینگ و… را به عنوان زیرمجموعه ببیند.
- ساختار سازمانی خطی (Line Organizational Structure): ساختار خطی یکی از سادهترین ساختارها برای چارت در سازمان است. قدرت اجرایی از بالا به پایین کاهش پیدا می‌کند و بر خلاف دیگر مدلها، خدمات پشتیبانی و تخصصی در آن جا ندارند. این نوع چارت، مدل ِ ساده‌سازی‌شده چارت سلسله‌مراتبی است.
- ساختار سازمانی مبتنی بر تیم (Team-based Organizational Structure) : ساختار تیمی از تیم‌هایی تشکیل شده که با هم برای رسیدن به یک هدف واحد کار می‌کنند و در عین حال مسئولیتهای فردی و گروهی هم دارند. این ساختار کمتر ماهیت سلسله‌مراتبی دارد و بر حل مسئله متمرکز است.
محدودیتهای نمودار سازمانی
چارت سازمانی با وجود فواید بسیاری که برای یک سازمان دارد، به خودی خود یک نمودار بی‌نقص و کامل نیست (مثل هر نمودار دیگری). این‌ها، چند مورد از محدودیتهای چارت سازمانی هستند که برای صاحبان کسب‌وکار چالش ایجاد می‌کنند:
- می‌توانند به سرعت منقضی شوند: یک چارت به ویژه در سازمانی که با مبالغ کلان کار می‌کند، همیشه به روز نمیماند. برای حل این چالش، بسیاری از سازمان‌ها چارت‌های آنلاین و قابل تغییر می‌سازند و به صورت مداوم در آن‌ها تغییر اعمال می‌کنند. همچنین نمودار بعضی از شرکت‌ها در قالب اتوماسیون طراحی می‌شود و با تغییرات موقعیت‌های شغلی، به صورت اتوماتیک عوض خواهد شد.
- تنها ارتباطات رسمی را نشان می‌دهند: گاهی کارها در یک سازمان، تنها بر اساس روابط رسمی مدیر و کارمندی جلو نمی‌روند. صمیمیتها و ارتباطات کاری غیررسمی وجود دارند که باید در نظر گرفت. یک چارت، تنها ارتباطات روی کاغذ را ترسیم می‌کند.
- مدل مدیریت را منعکس نمی‌کنند: کار چارت، ترسیم خطوط قدرت و موقعیت در سازمان است، نه نشان دادن شیوه منحصر به فرد مدیریت در آن. ممکن است دو چارت کاملا یکسان، متعلق به دو سازمان متفاوت باشند.
نحوه‌ی برنامه ریزی و ترسیم یک نمودار سازمانی اولیه
کشیدن چارت برای سازمان، یک کار حرفه‌ای است که معمولا مدیران منابع انسانی آن را انجام می‌دهند. با این حال دانستن مراحل آن برای هر کسی که موقعیتی در یک شرکت دارد، مفید خواهد بود. این مراحل کلی هستند و نقشه راهی برای ترسیم نمودار سازمانی به شما می‌دهند:
- هدف و مقیاس سازمان را مشخص کنید: آیا می‌خواهید نشان بدهید که مدیران و کارمندان چه کسانی هستند؟ یا می‌خواهید روابطشان را مشخص کنید؟ می‌خواهید اطلاعات تماس و عکس هر نیروی کار را هم بگذارید یا فقط دپارتمانش را مشخص کنید؟ دانستن جواب این سوال‌ها (و دیگر سوال‌های مربوط به هدف چارت) به شما می‌گوید که باید از کجا شروع کنید و چند چارت مد نظر داشته باشید.
- اطلاعات را جمع‌آوری کنید: در بیشتر شرکت‌ها، لیست کارمندان برای شروع کار وجود دارد. حتی ممکن است بتوانید چارت قبلی را به دست بیاورید و کار را از روی آن پیش ببرید (البته فقط برای شروع). به یاد داشته باشید که هر اطلاعاتی که در مسیر طراحی نیاز دارید را، باید از همان ابتدا جمع و دسته‌بندی کنید.
- پلتفرم طراحی چارت را مشخص کنید: تعیین کنید که چارت شما قرار است به چه صورتی طراحی شود و به نمایش دربیاید. این پلتفرم می‌تواند وبسایت رسمی سازمان شما، یک سند فیزیکی یا حتی یک نمودار PDFی باشد.
- برای بروزرسانیها برنامه‌ریزی داشته باشید: چارت شما قطعا در آینده دچار تغییراتی خواهد شد و بهتر است از الان برای این تغییرات برنامه داشته باشید. مثلا اگر چارت آنلاین است، امکان ادیت کردن را به کارمندان منتخب بدهید.
