مهم‌ترین ویژگی که هر کسب و کار می‌تواند با داشتن آن موفقیت‌های فراوانی را برای خود رقم بزند، کار تیمی می‌باشد. کار تیمی امروزه به قدری مهم واقع شده است که کشورهای پیشرفته جهان به دنبال تقویت کار تیمی در کودکان و دانش آموزان کشور خود هستند. همچنین اکثر کسب و کارها سعی در تقویت کار تیمی بین کارکنان خود دارند تا بتوانند از تعداد آن‌ها نهایت استفاده را ببرند. برای تقویت کار تیمی در هر کسب و کاری نیاز است تا در آن مجموعه از مشاوره کسب و کار بهره بگیرند و به کمک کارشناسان با تجربه هماهنگی و کار تیمی را در مجموعه خود تقویت کنند. در این مقاله یکی از بهترین و کاربردی‌ترین ابزار مدیریت تیم و پروژه را به شما معرفی می‌کنیم که کسب و کارها با استفاده از آن می‌توانند هماهنگی بی نظیری میان کارکنان خود بسازند.
امروزه نرم افزار و برنامه مدیریت تیم و پروژه در اینترنت قابل دسترس است. این برنامه می‌تواند یک ابزار عالی برای ایجاد هماهنگی و شبکه میان کارکنان باشد که باعث صرفه جویی در پول و وقت صاحب کسب و کار و کارکنان آن میشود. در نتیجه، بازده کسب و کار بالا می‌رود و به نوعی یک وسیله دو سر برد است. صاحبان کسب و کار می‌توانند با نصب برنامه مدیریت تیم و ایجاد شبکه با کارکنان خود، هر کدام از پروژه‌ها را به موقع و با بهترین کیفیت تحویل دهند. ابتدا شاید برایتان سوال شود که برنامه مدیریت تیم چیست؟ در ادامه اشاره می‌کنیم.
نرم افزار های مدیریت پروژه و تیم چیست؟
قابل حدس است که برنامه مدیریت تیم برای مدیریت و نظارت بر وضعیت پروژه‌ها و تیم طراحی شده که مزایای زیادی برای صاحبان کسب و کار دارد. این نرم افزار در واقع یک شبکه آنلاین میان وضعیت پروژه و صاحب کسب و کار ایجاد می‌کند که باعث میشود تمام مراحل پروژه را برنامه ریزی کرد. پیشروی طبق برنامه‌ای که توسط مدیر کسب و کار تعیین شده، باعث میشود پروژه کاملا به موقع و بدون هرگونه وقفه اضافی آماده تحویل باشد. بنابراین استفاده از اینگونه برنامه ها و همچنین بهره بردن از مشاوره منابع انسانی به کنترل بهتر و دقیق تر بر روی تیم و پروژه منجر میشود.
وجود چنین شبکه‌ای برای مدیران باعث میشود کیفیت کار تیمی به اوج برسد و هر کارمند مطابق با برنامه تعیین شده، وظایفی برای انجام دادن داشته باشد. همواره استفاده از برنامه مدیریت تیم نظم و هماهنگی بسیاری در محیط کسب و کار به همراه دارد. البته امروزه تعداد زیادی نرم افزار مدیریت تیم در اینترنت وجود دارد که هر کدام دارای ویژگی‌ها و قابلیت‌های مختلفی هستند که باعث شده افراد در انتخاب آن مردد باشد. در ادامه به تمام نکاتی که باید در انتخاب برنامه مدیریت تیم به یاد داشته باشید را ذکر می‌کنیم.
نرم افزار مدیریت تیم و پروژه خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟
برای اینکه بتوانید بهترین برنامه مدیریت تیم را برای کسب و کار خود انتخاب کنید، بهتر است ویژگی نرم افزار های مدیریت تیم و پروژه را بدانید. وجود هر کدام از این ویژگی‌ها به شما قابلیت هماهنگی و برنامه ریزی بهتر را در تیم می‌دهد. وجود برخی از آن‌ها به طور قطع اجباری است؛ اما برخی دیگر تنها قابلیت‌هایی اضافی هستند که عدم وجود آن‌ها نکته منفی بزرگی در بر ندارد. به طور کلی ویژگی نرم افزار های مدیریت تیم و پروژه خوب به شرح زیر است:
• امکان تعیین تاریخ برای هر کدام از وظایف
عمومی‌ترین ویژگی نرم افزار های مدیریت تیم و پروژه، امکان تعیین تاریخ و زمان مشخص برای هر کدام از فعالیت‌ها است. تقریبا می‌توان آن را در تعداد کثیری از برنامه مدیریت تیم مشاهده کرد؛ اما به هر حال امکان تعیین تاریخ و زمان برای هر کدام از پروژه‌ها را در ذهن داشته باشید تا بتوانید نهایت هماهنگی را میان کارکنان خود ایجاد کنید.
• امکان تعیین و تغییر وضعیت پروژه
با گذراندن هر مرحله از پروژه‌ها، باید در برنامه مدیریت تیم بتوان وضعیت آن را تغییر داد تا کارکنان دیگر به اشتباه کار انجام شده را مجددا تکرار نکنند. عموما بخش‌های مختلفی وجود دارد تا مراحل پروژه‌ها را تعریف کند، از آن‌ها می‌توان به پروژههای تمام شده، پروژههای نیاز به تصحیح، پروژههای نیاز به تایید، پروژههای ناقص، پروژههای سفارش داده شده و… اشاره کرد. در واقع شما با توجه به وضعیت پروژه، آن را در یکی از دسته بندی‌ها قرار می‌دهید و افراد دیگر می‌توانند آن را به صورت آنلاین ببینند.
• امکان مشاهده وضعیت به صورت آنلاین
آنلاین بودن برنامه مدیریت پروژه نقشی حیاتی برای مدیران کسب و کار دارد. زیرا شما باید بتوانید در هر زمان و مکانی بر پروژههای کسب و کار خود نظارت کنید و وضعیت آن را ببینید. شبکه‌هایی وجود دارد که به صورت آفلاین وضعیت سیستم‌های موجود در شرکت را برای مدیر کسب و کار نمایش می‌دهد. برنامه مدیریت تیم کاملا جدا از این شبکه‌ها است و باید به صورت آنلاین و متصل به اینترنت باشد.
• امکان مشاهده وضعیت پرداخت پروژه‌ها
وضعیت پرداخت پروژه از نکات مهم دیگری است که شما باید بتوانید ان را در نرم افزار مدیریت پروژه مشاهده کنید. بروز اشتباهاتی در پرداخت مبالغ پروژه‌ها ابدا اتفاقی خوشایند نیست. بهتر است از نرم افزاری استفاده کنید که بتوانید وضعیت پرداخت هر کدام از پروژههای خود را در آن ذکر کنید و آمار آن را داشته باشید.
• امکان جدا سازی وظایف هر کدام از کارکنان
برای اینکه در تیم ناهماهنگی به حداقل برسد، باید بتوانید وظایف هر کدام از کارکنان خود را جدا کنید تا هرگونه اشتباه در کسب و کارتان به حداقل برسد. چنین مواردی باعث میشود تمام کارکنان بتوانند وظایف خود را تشخیص دهند و بازده کسب و کار شما به حداکثر برسد. همواره افراد موفق جهان، برقراری چنین نظمی را به مدیران کسب و کار توصیه می‌کنند و شما می‌توانید تنها با نصب برنامه مدیریت تیم این ویزگی‌ها را به دست آورید.
چرا باید از نرم افزار های مدیریت تیم و پروژه استفاده کنیم؟
شاید حالا که برای اولین بار با برنامه مدیریت تیم آشنا می‌شوید، این سوال برایتان پیش آید که چرا باید از نرم افزار مدیریت تیم و پروژه در کسب و کار خودتان استفاده کنید؟ شما می‌توانید با مطالعه مزایا و ویژگی‌هایی که نرم افزار مدیریت پروژه به کسب و کار شما می‌بخشد، به طور کلی متوجه ارزش و اهمیت آن بشوید. دلایل اینکه باید از برنامه مدیریت تیم در کسب و کار استفاده کنید به شرح زیر است:
• کسب و کار شما منظم‌تر از همیشه میشود.
نظم در محیط کسب و کار، از مهم‌ترین عواملی است که باعث موفقیت آن میشود. اگر مصاحبه‌های هر کدام از افراد موفق جهان را ببینید، متوجه می‌شوید که همواره به منظم بودن و هماهنگی محیط کسب و کار تاکید دارند. استفاده از برنامه مدیریت تیم باعث ایجاد نظم و هماهنگی بی نظیری در کسب و کار میشود. زیرا می‌توانید در آن تمام وظایف افراد و برنامه پروژه‌ها را تعیین کنید و هماهنگی تیم خود را به حداکثر برسانید.
• بازده کسب و کارتان افزایش می‌یابد.
وجود نظم وهماهنگی در محیط کسب و کار باعث میشود به صورت قابل توجهی بازدهی آن افزایش یابد. یعنی تیم کسب و کار شما می‌تواند در یک زمان مشخص، کارهای بیشتری انجام دهد که در حالت عادی نمی‌تواند. افزایش بازده از طرفی دیگر باعث افزایش سود حاصل از انجام پروژه‌ها میشود که قطعا هدف اصلی شما از مدیریت کسب و کارتان، افزایش سود آن است. پس نباید از هرگونه حرکتی در راستای افزایش سود کسب و کارتان دریغ کنید؛ به خصوص اگر این حرکت، نصب برنامه مدیریت تیم باشد.
• امکان هرگونه تاخیر در انجام پروژه‌ها به حداقل می‌رسد.
حالا که شما می‌توانید برنامه هر کدام از کارکنان خود را همراه با زمان انجام آن مشخص کنید، دیگر دلیلی برای تاخیر در تحویل پروژه‌ها وجود ندارد. البته همواره با بروز اتفاقات مختلف، ممکن است تحویل پروژه‌ها کمی تاخیر داشته باشد. اما با برنامه‌ریزی و تعیین وظایف هر کدام از کارکنان، این احتمال را به حداقل می‌رسانید.
• همواره می‌توانید وضعیت پروژههای خود را مشاهده کنید.
وقتی وضعیت پروژه‌ها را به صورت دقیق و آنلاین مشاهده می‌کنید، می‌توانید برای اتفاقات مختلف آمادگی داشته باشید. برای مثال اگر قرار است یکی از کارکنان مهم تیم شما یک روز مرخصی برود، شما می‌توانید به صورت آنلاین کارهای مهم او را به همکارانش بسپارید تا دیگر وقفه‌ای در انجام پروژه به وجود نیاید. مدیریت و نظارت آنلاین بر وضعیت پروژه‌ها یک قابلیت بسیار مهم است که برنامه مدیریت تیم دسترسی به آن را به شما می‌دهد.
حتما این مقاله را هم مطالعه نمایید : نحوه مدیریت و سازماندهی کارمندان
معرفی تعدادی از نرم افزار های مدیریت تیم و پروژه
حال که ویژگی نرم افزار های مدیریت تیم و پروژه و اهمیت آن‌ها را در کسب و کارها فهمیدید، برخی از بهترین و کاربردی‌ترین برنامه‌های مدیریت تیم را به شما معرفی می‌کنیم. شما باید مشخصات هر کدام از برنامهها را با قابلیت‌های مورد نیاز و شرایط کسب وکار خود تطابق دهید و بهترین آن‌ها را برای خود برگزینید. برنامه مدیریت تیم بسیاری در اینترنت وجود دارد، اما ما برخی از بهترین برنامهها را برایتان شرح می‌دهیم تا انتخابی مناسب و ساده داشته باشید:
• Asana
اولین مورد از لیست بهترین برنامه مدیریت تیم، آسانا نام دارد که می‌توانید با استفاده از آن هماهنگی بی نظیری به کسب و کار خود ببخشید. این نرم افزار دارای برخی جدول‌های کاربردی است که به شما امکان جداسازی هر کدام از پروژه‌ها و کارکنان کسب و کارتان را می‌دهد.
آسانا در حال حاضر کاربرد زیادی در کسب و کارهایی دارد که مدیر آن باید سریعا با کارکنان خود ارتباط برقرار کند. زیرا آسانا یک برنامه مدیریت تیم آنلاین است و شما می‌توانید در چند ثانیه تغییراتی در برنامه پروژه ایجاد کنید و کارکنان خود را از این تغییرات آگاه سازید. برخی از ویژگی‌های این نرم افزار به شرح زیر است:
1. توانایی مدیریت و نظارت بر پروژه
2. توانایی استفاده از آن به صورت گروهی
3. قابلیت ایجاد تعامل با کارکنان و جداسازی توانایی هر کدام
4. دارای جدول زمانی برای انجام و تحویل پروژه‌ها
5. دارای یک داشبورد اصلی برای بررسی سطحی عملکرد تیم
• Active Collab
این برنامه مدیریت تیم باعث میشود تا هر کدام از اعضا بتوانند در سریع‌ترین زمان با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. در واقع این برنامه جایگزینی بی نظیر برای استفاده از ایمیل در میان کارکنان یک کسب و کار است که کار آن‌ها را ساده‌تر از همیشه می‌سازد.
اعضای تیم می‌توانند با نصب این برنامه، یک شبکه ارتباط بسیار سریع و مطمئن داشته باشند. به طوری که مدیر برای هر کدام از آن‌ها وظایفی تعیین می‌کند و می‌توان اطلاعات آن را سریعا بفرستد. برخی از قابلیت‌های این برنامه به شرح زیر هستند:
1. امکان برقرار ارتباط سریع
2. وجود یک تقویم و اهداف کامل برای تمام اعضا
3. دارای یک جدول تقسیم بندی وظایف
این مقاله را ازدست نده : معرفی اپلیکیشن اسلک
• Team work
همان‌گونه که از اسم این برنامه مدیریت پروژه قابل حدس است، می‌تواند شبکه‌ای بی نظیر برای تیم‌ها باشد تا همکاری خود را به بهترین شکل انجام دهند. جالب است بدانید برنامه مدیریت تیم Team Work در نسخه‌های مختلف برای تمام سیستم‌ها وجود دارد و می‌توانید آن را در اندروید و ios نصب کنید. همچنین نسخه تحت وب نیز برای کاربران طراحی شده تا بتوانند آن را در کامپیوتر نیز داشته باشند.
شما می‌توانید در این اپلیکیشن برای کارکنان خود اولویت و وظایف مختلفی تعیین کنید تا مطابق با آن‌ها کار خود را از سر بگیرند. البته این برنامه نیاز به پرداخت هزینه درون برنامه‌ای دارد و شما تنها می‌توانید آن را تا 30 روز به صورت تستی و رایگان استفاده کنید. ویژگی‌های این برنامه را بررسی کنیم:
1. بی نظیر برای کارهای تیمی
2. امکان چینش وظایف طبق اولویت
3. تعیین زمان برای هر کدام از پروژه‌ها
4. نظارت بر کارهای انجام شده و در درحال انجام
5. دارای داشبورد برای نمایش خلاصه عملکرد تیم
• Monday
این نرم افزار به منظور یکپارچه سازی تیم استفاده میشود و افراد می‌توانند مطالب و اطلاعات منتشر شده توسط مدیر را مشاهده کنند. همچنین مدیران کسب و کار می‌توانند در این برنامه وظایف هر یک از کارکنان را جداگانه بنویسند و اطلاعات مورد نیاز برای انجام آن را در اختیار او بگذراند.
این برنامه مدیریت تیم، هماهنگی بی نظیری به تیم شما می‌دهد و باعث میشود بازدهی کسب و کار شما افزایش یابد. بورد نمایش دهنده عملکرد تیم در این نرم افزار نیز قابل مشاهده است. از ویژگی‌های این نرم افزار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
1. توانایی انتشار پروژه‌ها به صورت لحظه‌ای
2. دارای یک سیستم اطلاع رسانی بی‌نقص
3. توانایی مطلع سازی کاربران با ارسال ایمیل
4. دارای بورد جدا سازی وظایف همراه با تاریخ دقیق برای کارکنان
5. توانایی مشاهده عملکرد هر یک از کارکنان
• Trello
از بهترین و کاربردی‌ترین برنامه مدیریت تیم در جهان، می‌توان به نرم افزار ترلو اشاره کرد. در این نرم افزار می‌توانید به خوبی وضعیت پروژه‌ها را تعیین و دسته بندی کنید. این نرم افزار می‌تواند در کسب و کارهایی که به صورت تیمی فعالیت می‌کنند، وسیله‌‌ای بی نظیر برای همکاری باشد.
شما باید اطلاعات پروژههای خود را در این نرم افزار وارد کنید و چندین دسته وضعیت به آن بیفزایید. سپس با تغییر وضعیت و گذراندن مراحل انجام پروژه، آیتم آن را در دسته بندی یا مرحله بعدی قرار دهید تا کارکنان متوجه وضعیت فعلی آن شوند. این نرم افزار تقریبا وجود هرگونه نا هماهنگی را به صفر می‌رساند. نگاه به ویژگی‌های این نرم افزار بیندازیم:
- قابلیت تشخیص سریع وضعیت پروژه
- دریافت هشدار از طرف نرم افزار برای انجام پروژه در تاریخ وارد شده
- توانایی وارد کردن اطلاعات کلی پروژه؛ مانند وضعیت پرداخت
- قابلیت جدا سازی وظایف هر کدام از افراد
• Wrike
این اپلیکیشن، یک برنامه مدیریت تیم بسیار کاربردی است که می‌توانید در آن اسناد و مدارک مختلفی برای اعضای تیم خود وارد کنید. در واقع این اپلیکیشن به صورت اختصاصی برای مدیریت پروژه‌ها طراحی و منتشر شده‌اند؛ در نتیجه می‌تواند یک ابزار بی نظیر برای مدییت پروژههای کسب و کارتان باشد.
شما در این برنامه مدیریت تیم می‌توانید برای تیم خود اولویت‌ها و وظایفی تعیین کنید تا آن‌ها را انجام دهند. همچنین قابلیت زمان گذاری برای وظایف مختلف در این اپلیکیشن وجود دارد و می‌توانید از ان استفاده کنید تا برنامه‌ای بی نقص برای پروژههای خود بسازید. به صورت خلاصه ویژگی‌های این نرم افزار مدیریت پروژه به شرح زیر است:
1. توانایی ارسال و ویرایش اطلاعات
2. قابلیت مشخص کردن زمان برای هر کدام از فعالیت‌ها
3. جداسازی وظایف هر یک از اعضای تیم
4. توانایی کنترل و نظارت هزینه‌ها و قیمت‌ها به صورت دقیق
• Clarizen
نرم افزار Clarizen یک برنامه مدیریت تیم حرفه‌ای است که شما می‌توانید با آن یک شبکه حرفه‌ای انجام پروژه داشته باشید. اگر در انجام پروژه‌هایتان نیاز به همکاری تیمی دارید، این برنامه می‌تواند بهترین انتخاب برای شما باشد.
در این برنامه، تعامل و ارتباطات غیر کاری انجام نمی‌شود و سیستمی کاملا خودکار و هوشمند دارد که باعث شده برای کسب و کارها یک شبکه هوشمند و حرفه‌ای در راستای یکپارچه سازی تیم بسازد. از قابلیت‌ها و ویژگی‌های این اپلیکیشن می‌توان اشاره کرد به:
1. امکان نظارت و مدیریت تیم به صورت کامل
2. ایجاد فضایی آماده برای همکاری و کار تیمی
3. امکان تعامل میان اعضای تیم
• Basecamp
از محبوب‌ترین و پر کاربردترین برنامه مدیریت تیم، می‌توان به BaseCamp اشاره کرد. این اپلیکیشن ابزار خوبی برای مدیریت تیم و پروژه است که ساختاری مشابه شبکه‌های اجتماعی دارد. به صورت این که ارتباطات کاملا تعاملی هستند و شما می‌توانید با هرکدام از کارکنان خود صحبت کنید.
این برنامه مدیریت تیم کاملا ساده طراحی شده و تمام افراد می‌توانند از آن استفاده کنند. اگر می‌خواهید یک شبکه انجام پروژه ساده و هماهنگ داشته باشید، نصب این بنامه به شما توصیه میشود. قابلیت‌های نرم افزار مدیریت تیمBasecamp :
1. قابلیت برقراری تعامل و صحبت کردن
2. نمایش دادن لیست وظایف و کارها به صورت کاملا مرتب
3. ثبت حضور کاربران به صورت اتوماتیک
4. قابلیت ثبت گزارش از وضعیت پروژه
5. توانایی انتشار یک ایده و صحبت در مورد آن
این مقاله را از دست ندهید : راهکارهای افزایش انگیزه در کارمندان
• Jira
در واقع برنامه Jira یک ابزار برای ذخیره و مدیریت دانش و اطلاعات به صورت دیجیتال است که می‌توان از آن در راستای مدیریت پروژه استفاده کرد. شما می‌توانید با نصب این اپلیکیشن، اسناد و مدارک خود را به صورت کاملا امن در آن ذخیره کنید و در صورت نیاز آن‌ها را در اختیار اعضای تیم خود بگذارید.
نگاهی به ویژگی‌های اپلیکیشن jira بندازیم:
1. امکان گزارش کار به صورت انلاین
2. امکان جدا سازی و تعیین وظایف هر کدام از اعضا
3. امکان ساخت پروفایل برای هر کاربر
4. امکان وارد کردن و ذخیره اطلاعات پروژه
• Proof Hub
آخرین گزینه از لیست برترین و کاربردی‌ترین برنامه مدیریت تیم، پروف هاب نام دارد که جدیدا استفاده از آن رواج یافته است. امکان نصب این اپلیکیشن برای تمام گوشی‌های موبایل وجود دارد و می‌توانید نسخه اندروید و ios آن را از اینترنت دانلود کنید. البته برای استفاده از این نرم افزار مدیریت تیم، باید مبلغی بپردازید که میان 55 الی 99 دلار متغیر است.
برنامه مدیریت پروژه پروف هاب یک وسیله برای سازماندهی کسب و کار و وظایف کارکنان آن است. ما می‌توانید آن را به 6 زبان رسمی دنیا استفاده کنید و حتی پروژههای بین المللی خود را در آن قرار دهید. ویژگی این برنامه مدیریت تیم را بررسی کنیم:
- قابلیت ایجاد تعامل میان اعضا
- به اشتراک گذاری ایده‌ها
- ارسال فایل به افراد
- اطلاع رسانی و ثبت تاریخچه و وضعیت پروژه
کدام یک از نرم افزارها مناسب کسب و کار من هستند؟
ما در این مقاله 10 عدد از برترین برنامه مدیریت تیم را به شما معرفی کردیم. شما باید با بررسی نیازهایتان در محیط کسب و کار و پروژه‌ها، یکی را برای هماهنگ سازی اعضای تیمتان انتخاب کنید. توصیه ما به شما نرم افزار ترلو است که می‌توانید با آن به عمده‌ای از اهداف خود در محیط کسب و کار برسید. اگر همچنان سوالاتی در مورد نرم افزار های مدیریت تیم و پروژه سوالی دارید می‌توانید از متخصصین با تجربه کارمنتو در صفحه مشاوره رایگان به صورت تخصصی مشاوره دریافت نمایید.
