با گذر زمان روزبهروز بر تعداد مجموعههای تیمی مختلف و پروژههایی که این مجموعهها دریافت میکنند، افزوده میشود. در واقع فعالیتهای پروژه محور امروزی هم از نظر کمی و هم از نظر کیفی در حال افزایش هستند و همین امر استفاده از نرمافزارهای مدیریت پروژه نظیر ترلو را افزایش میدهد. بنابراین مدیریت پروژه و داشتن یک برنامه هوشمندانه برای انجام پروژهها در زمینههای مختلف کاری، ارزش بسیاری را خواهد داشت، که برای مدیریت پروژه و تدوین این برنامه هوشمند به صورت حرفهای باید از مشاوره مدیریت منابع انسانی کمک گرفت.
در گذشتههای نه چندان دور برای مدیریت یک پروژه، تقسیم وظایف بین اعضا و نظارت بر میزان پیشرفت پروژه از این مدیر منابع انسانی بود که باید برنامهریزی میکرد. این موضوع، علاوه بر پیچیده بودن و روبرو شدن افراد با چالشهای زیاد، باعث میشد تا زمان برنامهریزی برای مدیریت پروژه و در نهایت زمان موردنیاز برای تحویل دادن پروژه افزایش یابد. علاوه بر این موضوع، اعضا به خوبی نمیتوانستند با وظایفی که بر عهده دارند، منطبق شوند و کارهایشان را به نحو احسن انجام دهند. تمامی این مسائل منجر به این میشد که برخی از پروژهها در زمینههای متنوع، با شکست روبرو شده و اعضا نتوانند آن را با موفقیت کامل به پایان برسانند.
چرا استفاده از ترلو در حال افزایش است؟
با ورود امکانات دنیای دیجیتال و تکنولوژی الکترونیکی، وضعیت تغییر زیادی کرد. امروزه اکثر فعالیتهای مدیریتی در شرکتها و سازمانهای مختلف به صورت کاملا الکترونیکی و توسط نرمافزارهای مناسب در این حوزه انجام میشود. میتوان گفت که با توجه به شاخصههای مختلف، نرم افزار ترلو یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت تیم و پروژه است که به منظور مدیریت و سازماندهی پروژهها و انجام فعالیتهای مختلف، طراحی شده است و امروزه بسیاری از مجموعههای مختلف از آن در طول انجام پروژههایشان استفاده میکنند. در ادامه به معرفی نرم افزار trello میپردازیم و علاوه بر ذکر کاربردهای جذاب این برنامه، نحوه ایجاد اکانت ترلو و چگونگی مدیریت کارها را با اپلیکیشن ترلو را به طور کامل شرح میدهیم. حتما شما هم مانند سایر افرادی که به صورت شخصی یا گروهی در پروژههای مختلف فعالیت دارند، تمایل دارید تا با صرف کمترین وقت و انرژی پروژههایتان را به اتمام برسانید. بدین منظور، نرم افزار ترلو بهترین گزینه برای شما محسوب میشود که باید با نحوه کار با آن آشنا شوید.
معرفی نرم افزار ترلو (trello)
طراحی نرم افزار ترلو یک فلسفه جالب دارد که بهتر است با آن آشنا شوید. مردم ژاپن در حوزه مدیریت کارها و پروژههایشان اصطلاحی به نام کنبان(Kanban) دارند که در ابتدای هر فعالیت و پروژهای که میخواهند آن را شروع کنند، ابتدا لیست کارهای لازم را به صورت ستونی مرتب(sort) میکنند تا با خیالی آسودهتر و اطمینان خاطر بیشتر بتوانند درک درستی از کارها و وظایفشان داشته باشند و سپس اقدام به انجام فعالیتهای لازم میکنند. این فعالیت درواقع اصلیترین ایده برای طراحی و توسعه نرم افزار ترلو بود تا افراد بتوانند پروژههای فردی و گروهی خودشان را با بازدهی بیشتری همراه کرده و فعالیتشان را به خوبی جلو ببرند.
نسخه رایگان اپلیکیشن ترلو هماکنون بیشتر از 50 میلیون کاربر فعال در سراسر جهان دارد که از امکانات این اپلیکیشن محبوب استفاده میکنند. هماکنن شرکت ترلو یکی از زیرمجموعههای یک کمپانی استرالیایی به نام Atlassian است. نکته جالب اینجاست که نرم افزار ترلو که بیشتر مبتنی بر وب است، در اواسط سال 2011 توسط شرکت Fog Creek Softwareارائه شد. با وجود اینکه اعضای این شرکت بسیار خلاق و خوشفکر بودند و زحمت زیادی برای توسعه نرم افزار ترلو کشیدند، اما بعدها امتیاز این شرکت در سال 2017 به شرکت Atlassian واگذار شد.
با پیشرفت و توسعه امکانات نرم افزار trello و بهبود سایت ترلو، روشهای قدیمی مانند نوشتن شرح وظایف اعضای یک تیم در روی کاغذ یا تخته و سایر روشها، به طور کلی منسوخ شدند؛ بطوریکه همه کسبوکارهای مدرن امروزی که برای انجام پروژههای مختلف نیازمند وقت بیشتر و بازدهی بالاتری دارند، از نرم افزار ترلو برای پیشروی فعالیتهایشان استفاده میکنند.
نرم افزار ترلو هم به صورت اپلیکیشن و هم به صورت نسخه تحت وب در دسترس کاربران مختلف قرار گرفته است. این اپلیکیشن، هماکنون جزو جذابترین پلتفرمها به منظور ایجاد هماهنگی و سازماندهی مناسب در انجام پروژههای تیمی میباشد. اگر کاربرد نرم افزار trello را تنها در مدیریت پروژههای کاری میبینید، جالب است بدانید که از نرم افزار ترلو میتوانید به عنوان یک ابزار برای هماهنگکردن کارهای مهم روزانه مانند فعالیتهای لازم برای شرکت در مراسم عروسی، رفتن به دانشگاه، سپریکردن دوران تعطیلات و غیره استفاده کنید و به کارهای روزانهتان نظم و انضباط بیشتری بدهید.
نرم افزار ترلو به صورت کاملا ساده و کاربرپسند طراحی شده است و مواردی مانند ورود به این نرمافزار و عضویت در ترلو کاملا راحت و بدون مشکل خاصی انجام میشود که البته در ادامه این موارد را هم به طور مفصل مورد بررسی قرار میدهیم. شما تنها اگر با کاربردها و امکاناتی که در این پلتفرم محبوب در نظر گرفته شده است، آشنا شوید، به راحتی میتوانید به سازماندهی صفرتا صدکارهای روزانه مخصوصا پروژههای کاری خود بپردازید.
ویژگیها و امکانات ترلو
حتما یکی از سوالات مهم شما درباره نرم افزار ترلو این است که این پلتفرم پگونه تا این حد به محبوبیت ورضایت در بین کاربران مختلف رسیده است و چه امکانات و کاربردهایی را برای کاربران ارائه میدهد؟ در ادامه کارشناسان اپلیکیشن مشاوره راه اندازی کسب و کار کارمنتو به بررسی تمامی امکانات و ویژگیهای منحصربهفردی که توسط نرم افزار trello ارائه شده است، پرداختهاند تا شما بتوانید دید گستردهتری از اپلیکیشن ترلو داشته باشید.
• کار آسان با نرم افزار ترلو
یکی از بهترین و منحصربهفردترین ویژگیهای ترلو، کاربری بسیار ساده و در عین حال جامع این نرمافزار چه در اپلیکیشن ترلو و چه در نسخه تحت وب است که رضایت کاربران را به صورت کامل جلب میکند. حتما هنگام کار با نرم افزارهای مختلف متوجه وجود تنظیمات بسیار تودرتو و پیچیده در آنها شدهاید که شما را تا حد زیادی سردرگم کرده است. امروزه با تعدد نرم افزارها و پلتفرمها در زمینههای مختلف، آنهایی موفق هستند که توانایی برقراری ارتباط کاربردی وساده با استفاده از هوش مصنوعی مناسب را با کاربران داشته باشند. نرم افزار ترلو این قابلیت را به خوبی فراهم میکند و با توجه به طراحی ساده بخشهای مختلف نرمافزار trello، اگر آشنایی کلی با آن داشته باشید، در چند ثانیه میتوانید به بخشی از نرم افزار که نیاز دارید، دسترسی داشته و کارتان را انجام دهید.
• جذابیت و زیبایی محیط نرم افزار ترلو
علاوه بر کاربرپسند بودن محیط نرم افزارها، از دیگر ویژگیهایی که باعث جذبشدن درصد كثيري از افراد به استفاده از نرم افزارهاي مختلف ميشود، زيبابودن بصري و گرافيك جذاب محيط نرم افزار است. علي رغم اهميت بالاي اين موضوع، كمتر نرمافزاري در زمينه مديريت و سازماندهی پروژه وجود دارند که به داشتن گرافیک بصری جذاب اهمیت دهند. نرم افزار ترلو، علاوه بر اینکه خود دارای گرافیک جذاب و صفحات زیبایی است، به کاربران مختلف این امکان را میدهد تا محیط نرم افزار خود را از طریق اضافهکردن استیکر، برچسب و عکسهای پسزمینه، اکانت ترلو خود را شخصیسازی کنند. البته تعداد زیادی از این امکانات را خود نرم افزار trello در اختیار کاربران قرار میدهد.
• انعطافپذیری فوقالعاده زیاد نرم افزار ترلو
با وجود اینکه ابزار و امکانات زیادی در اپلیکیشن ترلو به منظور مدیریت و پیشبرد پروژههای مختلف در نظر گرفته شده است، طراحان سایت ترلو و توسعه دهنگان این نرم افزار، همواره خدمات جدید برای ارائهکردن دارند. این موضوع باعث شده است تا هر مدلی از فرایند اتوماسیونسازی را که مطابق انتظاران باشد، در نرم افزار ترلو به راحتی پیادهسازی کنید.
• امکان کار با نرم افزار ترلو در تجهیزات و سیستمهای مختلف
از دیگر امکانات خوبی که برای نرم افزار ترلو تدارک دیده شده است، این است که این نرم افزار بر روی هرگونه لپتاب، گوشی هوشمند و حتی انواع ساعتهای مچی هوشمند هم خدمات مناسب را به شما ارائه میدهد. در این حالت میتوانید در هر سیستمی که خودتان راحت بودید و دسترسی به اینترنت برایتان آسانتر بود، به طور مناسب از این نرم افزار استفاده کنید.
• ارائهشدن نسخه رایگان نرم افزار و اپلیکیشن ترلو
از دیگر ویژگیهای برجسته نرم افزار ترلو این است که بر خلاف دیگر نرم افزارهای مدیریت پروژه که اصلیترین ویژگیهایشان را در نسخه پریمیوم ارائه میدهند، تقریبا تمامی امکانات نرم افزار trello به صورت کاملا رایگان در اختیار کاربران قرار میگیرد. بیشتر از 12 سال است که نرم افزار ترلو این روند را در پیش گرفته است که به جرات میتوان گفت یکی از اصلیترین دلایل محبوب و مشهورشدن آن به شمار میرود. البته ترلو 2 نسخه پولی هم دارد که در بخش پایانی این مقاله معرفی میکنیم.
حتما این مقاله در مورد محیط کار را بخوانید : محیط کار ایده آل و ویژگی های آن
اصطلاحات کاربردی در ترلو
نرم افزار ترلو شامل چندین قسمت اصلی است که بیشتر فعالیتهای داخلی آن بوسیلهی این قسمتها انجام میشود و برای کار با این نرم افزار حتما باید به این بخشها به صورت کامل مسلط باشید. در ادامه اصلیترین قسمتهای نرم افزار ترلو را به صورت کامل معرفی میکنیم:
• بورد ترلو(Boards)
میتوان گفت که مهمترین و اصلیترين بخش در نرم افزار ترلو، بوردها هستند. در حالت كلي براي ايجاد محيط مديريت پروژه، باید یک بورد مناسب در ترلو ایجاد کرده و وظایف و قسمتهای مختلف پروژه را در آن تنظیم کنید و در اختیار اعضای گروه قرار دهید. درواقع بوردها همان نقش پوشه و فولدر اصلی را در نرم افزار trello بر عهده دارند. با ایجاد بورد در ترلو، میتوانید فعالیتهای لازم برای انجام پروژه را دستهبندی کنید. بوردها در ترلو دقیقا مشابه یک تخته سفید یا سیاه هستند که میتوانید اطلاعات آن را در هر لحظهای رصد کرده و از آن برای سازماندهی و تنظیم ارتباطات و فعالیتهایتان استفاده کنید.
• لیست در ترلو(Lists)
لیست به ستونهایی در ترلو اطلاق میشود که میتوانید کارتهای مختلف را روی آن تعریف و مشخص کنید. مشاهده مراحل پیشروی پروژه شما و نحوه پیشرفت کار از طریق لیستها در نرم افزار ترلو امکانپذیر میباشد. شما میتوانید از ابتدا تا انتهای مسیر فعالیتهای لازم برای پروژه خود را از طریق قسمت لیستها تنظیم کنید و به عبارت دیگر میتوانید جریان کاری پروژه خود را به طور واضح توسط لیستها در نرم افزار trello تعریف کنید. هر بار که به محیط اکانت ترلو وارد شدید، میتوانید با دیدن لیست، اطلاعات پروژه و ایدههای که قبلا ثبت کردهاید را پیگیری کنید. هر بورد در ترلو دارای 3 لیست پیشفرض است که اثربخشی آن را افزایش میدهد:
- لیست از فعالیتهایی که باید در آینده انجام شود( To Do)
- لیست از کارهایی که هماکنون در حال انجام است(Doing)
- لیست از فعالیتهایی که انجام شده و به خاتمه رسیده است(Done)
شما میتوانید کارتهای اولیه را در لیست To Do تعریف کرده و با انجام فعالیت لازم آن را تا مرحله Done پیش ببرید. همچنین میتوانید با اضافهکردن لیستها به صورت نامحدود و تغییر اسم آنها، لیستها را هم در نرم افزار ترلو کاملا شخصیسازی کنید.
• کارتها در ترلو
کوچکترین واحد برای بوردها در نرم افزار ترلو، کارتها هستند که به منظور ثبت اطلاعات جزئیتر راجع به فعالیتها و پروژهها از آن استفاده میشود. برای مثال فرض کنید که شما میخواهید یک پست برای وبلاگتان بنویسید که این فعالیت را باید روی یک کارت در ترلو قرار دهید. با کلیک روی گزینه اضافهکردن کارت دیگر، میتوانید کارت مناسب را ایجاد کرده و اسم دلخواهتان را به آن نسبت دهید. بعد از تعریف یک لیست که فعالیتهای کلی شما در پروژه را مشخص میکند، میتوانید کارتهای متعددی برای هر لیست تعریف کرده و اطلاعات کاملا جزئی مانند اعضایی که باید آن فعالیت را انجام دهند یا مکان و زمان مناسب و غیره روی کارت ثبت کنید.
• نوار منو در ترلو
بعد از ورود به ترلو، در سمت راست نرم افزار، میتوانید نوار منو را مشاهده کنید که درواقع مرکز و مغز انجام پروژه شما محسوب میشود. مدیریت اعضای تیم، تغییر لیستها و ویرایش و فیلتر کارتها همگی جزو فعالیتهایی است که میتوانید در بخش منو به آنها دسترسی داشته باشید.
آشنایی با این نرم افزار هم کاربردی است : معرفی نرم افزار اسلک
نحوه ثبت نام و عضویت در ترلو
قبل از شرح نحوه عضویت در ترلو، بهتر است ابتدا با روند نصب این نرم افزار پرکاربرد و جذاب بیشتر آشنا شوید. شما میتوانید با مراجعه به سایت ترلو و یا از طریق گوگلپلی اندروید و اپل استور آیفون، نسبت به دانلود اپلیکیشن ترلو اقدام کنید. این اپلیکیشن در کافه بازار هم برای دانلود در دسترس شما قرار دارد. اگر قصد استفاده از نرم افزار trello را در لپتاب یا کامپیوتر خود دارید، میتوانید نسبت به دانلود آن از طریق سایت ترلو و یا مایکروسافت استور ویندوز اقدام کنید. البته در گذشته افرادی که قصد استفاده از ترلو را در کامپیوتر خود داشتند، فقط میتوانستند از نسخه تحت وب نرم افزار ترلو استفاده کنند؛ اما بعد از 6 سال بالاخره نسخه ویندوز و مک نرم افزار ترلو هم در اختیار کاربران قرار گرفت تا بتوانند از تمامی امکانات این پلتفرم مفید به طور مناسبی استفاده کنند.
به منظور عضویت در ترلو و ثبت نام در این نرم افزار میتوانید یکی از روشهای ساده زیر را انتخاب کنید:
• عضویت در ترلو به صورت مستقیم
بعد از مراجعه به وبسایت ترلو، میتوانید از بخش sign up، نام کاربری و آدرس ایمیل خود را وارد کرده و با ثبت رمز عبور دلخواهتان روی گزینه great new account کلیک کنید. در صفحه جدیدی که باز میشود، شما به راحتی وارد نرم افزار ترلو شدهاید. کافیست تنها وارد ایمیلتان شده و تایید نهایی را انجام دهید.
• عضویت در ترلو از طریق اکانت گوکل
با کلیک روی گزینه Sign up with Google و انتخاب اکانت گوگل خود از این طریق هم میتوانید اکانت ترلو خود را نهایی کنید.
حتما بخوانید : چه سوالاتی در مصاحبه استخدامی باید پرسیده شود؟
نحوه کار با نرم افزار ترلو
بعد از نهاییشدن عضویت در ترلو، میتوانید کار خود را با این نرم افزار شروع کنید. همانطور که اشاره کردیم، اولین قدم شما ساخت بورد و سپس ایجاد لیست و تعریف کارتها خواهد بود. در ادامه این مراحل را همراه با دیگر کارهای ضروری که باید برای استفاده از نرم افزار ترلو حتما یاد بگیرید را به شما آموزش میدهیم:
• ایجاد بورد جدید در نرم افزار ترلو
بدین منظور میتوانید روی گزینه + از بالای صفحه کلیک کرده و یا great board را انتخاب کنید. سپس میتوانید نام بورد و پیش زمینه پشت کارتهایتان را به طور مناسب و دلخواه انتخاب نمایید. همچنین میتوانید بوردی که ایجاد کردهايد را به صورت خصوصي تعريف كنيد تا فقط افراد محدودي به آن دسترسي داشته باشند. براي دسترسي به بوردهايي كه قبلا تعريف كردهايد، ميتوانيد روي گزينه Boards در سمت چپ صفحه کلیک کنید.
• ایجاد لیستها در نرم افزار ترلو
به منظور پرنمودن بوردی که ایجاد کردهاید، لازم است تا لیستهای خود را ایجاد کنید. همانطور که اشاهره کردیم، سه لیست پیشفرض به نام to DO، Doing و to Do در نرم افزار تعریف شده است که میتوانید با کلیلک روی title نام آنها را تغيير داده و يا ترتيبشان را عوض كنيد. به منظور ايجاد ليست جديد ميتوانيد روي Add a list كليلك كرده و ليست جديد را با تنظيمات دلخواهتان ايجاد كنيد.
• ايجاد كارت جديد در نرم افزار ترلو
براي اين كار بعد از رفتن به بخش ليست موردنظرتان ميتوانيد روي Add a card كليك كنيد و بعد از تعيين عنوان موردنظر با زدنAdd ايجاد كارت را نهايي كنيد. شما ميتوانيد تمامي كارتها را به عضو خاصي از تيمتان اختصاص دهيد. اكنون كار شما تمام شده است و ميتوانيد بعد از كليك روي cards از آواتاور سمت راصت صفحه نرم افزار، به تمامي كارتهايي كه تعريف كردهايد، دسترسي داشته باشيد.
• اعمال تنظيمات مربوط به كارتها در نرم افزار ترلو
كارتهايي كه شما ايجاد كردهايد، هر كدام داراي تنظيمات جزئيتري هم هستند كه در ادامه به معرفي آنها ميپردازيم:
- در بخش Activity، تمام فعالیتهایی را که در مورد کارتها در بورد انجام میشود، به صورت یک لیست برای شما نشان داده میشود.
- در بخش Edit labels میتوانید رنگ کارتها را به دلخواهتان تغییر دهید.
- در بخش Assign میتوانید فرد و عضو جدیدی را به بورد موردنظرتان اضافه کنید و یا او را به کارتی که انتخاب کردهاید، انتقال دهید.
- در بخش Due Date میتوانید یک تاریخ برای ایجاد کارت تعیین کنید.
- از طریق قسمت Move میتوانید کارت خود را به لیستی دیگر انتقال دهید.
- از طریق بخش Attach File میتوانید یک فایل جدید به کارتتان الصاق کنید.
نکات و ترفندهای کاربردی در ترلو
علاوه بر آشنایی با فعالیتهای اصلی در نرم افزار ترلو، باید با دستهاي از نكات و ترفندهاي مخصوص نرم افزار هم آشنا شويد تا بتوانيد به بهترين نحو از امكانات اپلیکیشن ترلو استفاده کنید. در ادامه به معرفی اصلیترین این ترفندها که حتما به کارتان میآیند، میپردازیم:
- برای تعیین یک ضربالاجل و مهلت نهایی برای انجام تکالیف پروژههای خود، میتوانید از بخش Due Date اقدام کنید تا نرم افزار هشدار لازم را هنگام نزدیکشدن به این مهلت، در اختیار شما بگذارد و به شما اگاهی لازم را بدهد.
- با مراجعه به بخش calenderمیتوانید اولا تمامی کاهاریتان را که قبلا روی کارتها تعریف کردهاید، به صورت یک تقویم مشاهده کنید و همینطور زمانی نهایی که برای انجام آنها تعریف کردهاید به همراه دیگر جزئیات مشاهده کنید.
- یک ترفند کاربردی که جالب است با آن آشنا شوید، ایجاد کارتها به وسیله ایمیل است. بدین منظور، بعد از مراجعه به نوار منو ،گزینهی more و پس از آن روی Email-to-board Setting کلیک کنید. حالا میتوانید کارتها را با ارسال ایمیل به این آدرس تشکیل دهید.
- شما میتوانید انواع تصاویر و مخصوصا ویدئوهای یوتیوب را هم روی کارتها با قراردادن لینک ویدئوها قرار دهید.
نرم افزار ترلو، دو نسخه پولی با نامهای ترلو طلایی و ترلو بیزینس هم دارد که بیشتر برای کسبوکارهای بزرگ یا افرادی است که میخواهند به امکانات کاملا پیشرفته دسترسی داشته باشند، طراحی شده است. نسخه رایگان اپلیکیشن ترلو، برای کاربردهای معمول و استاندارد کاملا مناسب است. در این مقاله به بررسی کامل نرم افزار ترلو پرداختیم، اگر همچنان سوالاتی در این مورد دارید میتوانید با مشاوران کارمنتو در بخش مشاوره رایگان ارتباط برقرار کنید و پاسخ سوالات خود را از متخصصان کارمنتو دریافت کنید.
