فرایند استخدام و جذب نیروی جدید، یکی از مهم‌ترین و حساس‌ترین فرایندهای هر سازمان است، چه سازمان بزرگی باشد و چه یک شرکت کوچک. یکی از وظایف مهم تیم منابع انسانی و مدیریت هم، کسب اطمینان از بهینه بودن فرایند استخدام است. چه در یک شرکت بزرگ و چند ملیتیِ نفتی کار کنید و چه یک استارتاپ بیست نفره که غذای آنلاین برای شهروندان می‌فرستد، مهم است که چه کسانی را استخدام می‌کنید و در فرایند جذبشان، چطور مطمئن می‌شوید که مناسب سازمان هستند. سازمان را نیروهایش می‌سازند و بر آینده آن تاثیر می‌گذارند. برای رتبه‌بندی و سنجش کیفیت این فرایند، «شاخص های استخدام» طراحی شدند.
این شاخص‌ها فرایند استخدام را از حالت کلی در می‌آورند و توجه کارشناسان را به جزئیات جلب می‌کنند، آن هم با استفاده از داده و معیار. با بهبود هر شاخص عملکردی، می‌شود جذب نیرو را یک پله بهتر کرد، نیروهای مناسب‌تری را به سازمان آورد و در نهایت به هدف سازمان نزدیکتر شد. در این مطلب انواع این شاخص‌ها را تعریف و بررسی می‌کنیم.
شاخص‌های عملکردی فرایند استخدام چیست؟
پیش از هر چیز، باید مفهوم شاخص های استخدام را بشناسیم. تعریف ساده این مفهوم این است:
«معیارها و سنجههایی که برای سنجش میزان موفقیت فرایند استخدام در سازمان استفاده می‌شوند.»
اگر از این معیارها به درستی استفاده شود، سازمان می‌تواند فرایند جذب نیرو را بهینهسازی و به مرور زمان، بهترین و بامهارت‌ترین افراد را استخدام کند. علاوه بر این، شاخص‌ها دادههایی به سازمان می‌دهند که می‌شود در همه بخش‌ها استفادهشان کرد. فرایند کار مدرن، هر روز بیشتر به سمت داده‌محوری می‌رود و این یعنی شرکت‌هایی که شاخص های استخدام را نشناسند و از آن‌ها استفاده نکنند، در این مسیر عقب خواهند ماند. به زبان ساده: دیگر کسی دوست ندارد که در چنین سازمانهایی کار کند.
مهم‌ترین شاخص‌های عملکردی فرایند استخدام
شاخص های استخدام، مدام در حال بروزرسانی هستند و شرکت به شرکت و کشور به کشور متفاوت خواهند بود. با این حال، می‌توان بعضی از شاخص‌های کلی و کاربردی را همه جا در نظر گرفت. این پنج مورد، رایجترین شاخص های استخدام بین شرکت‌ها هستند:
- منبع جذب نیرو: ردیابی و پیگیری منبعی که نیروهای جدید شما را پیدا می‌کنند (یا برعکس) یکی از بهترین شاخص‌ها برای تشخیص وضعیت استخدام در شرکت است. این معیار به شما کمک می‌کند میزان تاثیرگذاری کانال‌هایی استخدامی را بسنجید، کانال‌هایی مثل وبسایت شرکت، سایت‌های کاریابی، شبکه‌های اجتماعی و معرفی‌های شخصی. منابع انسانی در سازمان، باید تشخیص بدهد که کدام کانال کار می‌کند و کدام کانال خیر، تا بتوان انرژی و سرمایه را روی بهترین گزینهها متمرکز کرد.
- فرسایش نیروها در سال اول: یکی از معیارهای کلیدی جذب نیرو، بررسی میزان فرسایش نیروهای قبلی شرکت در سال اول حضورشان است. افرادی که در اولین سال همکاری، شرکت را ترک می‌کنند به نهایت پتانسیل کاری خودشان نمیرسند و معمولا هزینه زیادی هم برای سازمان دارند. اگر نرخ این فرسایش بالا برود، این یعنی مشکلی از سمت سازمان، مدیریت، تیم‌ها یا منابع انسانی وجود دارد.
- هزینه استخدام: هزینه استخدام یا CPH (Cost Per Hire) معیاری است برای سنجش هزینه‌ای که استخدام هر نیر، برای سازمان دارد. مبلغ این هزینه از تقسیم مجموع هزینههای داخلی و هزینههای خارجی بر تعداد استخدامها به دست می‌آید (البته که این فرمول به فراخور موقعیت می‌تواند تغییر کند). نیروها باید تعلیم ببینند، با محیط آشنا شوند، آزمون و خطا کنند و… منابع انسانی باید مطمئن شود که سازمان از پس همه این هزینهها برمی‌آید.
- رضایت مدیریت: منظور از «مدیریت» در این شاخص خاص، می‌تواند مدیرعامل یا مدیر تیم منابع انسانی باشد. وقتی مدیریت از حضور نیروهای جدید رضایت دارد، این نیروها به خوبی در تیم جاگیر شده و وظایفشان را انجام می‌دهند. پس نرخ رضایت مدیریت باید سنجیده و بررسی شود.
- رضایت کاندیداهای استخدام: فراموش نکنید که شاخص های استخدام، قرار نیست فقط شرکت را راضی نگه دارند، بلکه این رابطه دو طرفه است. رضایت کاندیداهای استخدام (چه مصاحبه‌شان موفقیت‌آمیز باشد چه نه) از تجربه‌شان، بر رتبه شرکت شما تاثیر بسیار زیادی می‌گذارد. یک نیروی ناراضی، تجربه‌اش را با بقیه در میان می‌گذارد و ممکن است باعث بشود بسیاری از نیروهای بالقوه را از دست بدهید.
چند نکته باارزش درمورد شاخص‌های عملکردی فرایند استخدام
فراموش نکنید که هر سازمانی، فرهنگ منحصر به فرد خودش را دارد. شما نمی‌توانید فرهنگ و فرایندهای یک استارتاپ را در یک نهاد دولتی پیاده کنید، و البته برعکس. رفتارها و اعمال تک تکِ اعضای سازمان بر این فرهنگ تاثیرگذار است و خود این فرهنگ درونی، یک عامل مهم بین شاخص های استخدام محسوب می‌شود. با در نظر گرفتن این نکته، بد نیست که این چند مورد را بدانید:
- شاخص‌ها در شرکت‌های مختلف، متفاوت‌اند: همانطور که پیش از این هم گفتیم، هیچ شرکتی نمیتواند در همه شاخص‌ها خوب عمل کند، اما مهم است که تا حد امکان آن‌ها را در نظر بگیرد. مثلا برای بعضی از شرکت‌ها بودجه استخدام از قبل در نظر گرفته شده و مشکلی در زمینه هزینه هر نیرو وجود ندارد، اما رضایت مدیران سخت به دست می‌آید. برعکس، ممکن است هزینه تعلیم و ورود نیرو به شرکت، یکی از چالش‌های اصلی سازمان باشد، سازمانی که آن‌قدر خوش‌نام است که همه دوست دارند در آن کار کنند.
- اهداف استخدام باید مشخص باشند: این که شما از استخدام نیروهای جدید چه هدفی دارید، تا حدود زیادی تعیین می‌کند که کدام شاخص را باید در نظر بگیرید. مثلا اگر سازمان در شرایط مالی دشواری است و به دنبال مدیر مالی‌ای هستید که نجاتش بدهد، باید هزینه استخدام اولین معیارتان باشد. اگر دنبال یک تیم روابط عمومی هستید، رضایت مدیران و رضایت نیرو در درجه اول اهمیت قرار می‌گیرند.
- شاخص‌ها داده هستند، پس علمی از آن‌ها استفاده کنید: این شاخص‌های استخدامی به وجود آمده‌اند تا وضعیت جذب نیرو در سازمان را به عدد دربیاورند و کمک کنند که تصویر دقیقی از آن داشته باشیم. حتی اگر وضعیت همه معیارها خوب باشد، اما به صورت علمی روی نمودار نروند و از آن‌ها نتیجه‌گیری نشود، در نهایت بی‌استفاده خواهند بود. پس تیم منابع انسانی علاوه بر تلاش برای رعایت چنین معیارهایی، باید بتوانند نتیجهشان را هم در سازمان ملموس کنند.
