شفافیت مالی و قانونی یکی از مهم ترین شاخص‌های سنجش سلامت یک کسب وکار است به همین خاطر کسب و کارها و تجار حرفه‌ای به صورت منظم اقدام به پلمپ دفاتر می‌کنند و مستندات مالی خود را به صورت منظم ثبت و ضبط می کنند. در این مسیر هم از مشاورین متخصص مالی و حقوقی بهره‌گیری می کنند. پلمپ کردن دفاتر یکی از وظایف مهم و روتین مدیران هر کسب و‌کار است که باید به آن توجه کنند.

تمام افرادی که شرکتی را به ثبت می‌رسانند باید از طریق اداره ثبت شرکت‌ها پلمپ دفاتر قانونی خود را انجام دهند. همچنین تمام اشخاص حقیقی و حقوقی ملزم هستند که تمام هزینه‌ها و درآمدهای روزانه، ماهانه و سالانه خود را گزارش داده و در دفاتر رسمی ثبت کنند. سپس این دفاتر باید به اداره مالیات پس از بررسی گزارش‌های مکتوب تحویل داده شود. این دفاتر در اداره مالیات و ثبت شرکت‌ها پلمپ شده که اهمیت بسیار بالای آن را نشان می‌دهد.

مزایای پلمپ دفاتر شرکت‌ها 

درصورت تکمیل و پلمپ کردن دفاتر شرکت ها، فعالیت تجار از امنیت و آسایش بیشتری برخوردارخواهد بود و می توانند در سایه قانون به راحتی به کار خود ادامه دهند. با این کار می‌توان عملکرد مالی شرکت را در ممیزی مالیاتی راحت‌تر کرد و در بین تجارت مقبولیت لازم را کسب کرد. همچنین از تقلب و تغییر اقلام در تاریخ‌های آتی نیز می‌تواند مثمر ثمر واقع شود. به همین خاطر پلمپ کردن دفاتر یکی از مهم‌ترین اقدامات شرکت به شمار می‌رود.

بیشتر بخوانیم: صفر تا صد ثبت شرکت دانش بنیان

مراحل پلمپ دفاتر شرکت‌ها 

برای این کار شرکت‌ها در کارمنتو ابتدا باید با سامانه ثبت شرکت‌ها مراجعه کنید. در قسمت پلمپ تجاری کار شما انجام می‌شود. اگر شما به‌عنوان متقاضی یک شخص حقوقی باشید که به‌عنوان‌مثال در قالب یک شرکت مشغول فعالیت است باید قسمتی که مربوط به شخص حقوقی است را انتخاب کند. اطلاعاتی که شخص حقوقی باید وارد کند شامل: تابعیت، شناسه ملی، شماره‌تلفن ثابت و همراه و کد پستی است.

سپس تمامی اطلاعات در قالب یک پیامک به شماره‌ای که ثبت کرده‌اید ارسال خواهد شد. قسمت‌های سال مالی و شروع ماه مالی را نیز وارد کنید. اینها را باید باتوجه‌به سال، ماه و روز مالی که در اساسنامه شخصیت حقوقی مشخص شده تکمیل نمایید. پایان سال مالی نیز به طور اتوماتیک توسط سامانه تعیین می‌شود.

پلمپ دفاتر قانونی چیست؟

مطابق قوانین تجارت کشور تمامی شرکت‌های تجاری موظف هستند پس از ثبت برای شفافیت امور مالی و مالیاتی که شامل سود خالص، هزینه‌ها و درآمدها باید اقدام به این کار کنند. این نوع دفاتر همه آنچه برای قانون‌گذار در زمینه شفافیت مالی مهم است را دارد. پلمپ کردن دفاتر قانونی برای اداره مالیات، ثبت شرکت‌ها و اتاق بازرگانی سندیت داشته و قابل ارجاع است. این دفاتر عبارت‌اند از:

• دفتر کل

• دفتر دارایی

• دفتر روزنامه

• دفتر کپیه یا اندیکس

این دفاتر که به برگه‌های 50، 100 و 150 تقسیم می‌شوند که نکته مهم در مورد آنها این است که پیش از اینکه هرگونه اطلاعاتی را به آن وارد کنید باید آن را در اداره ثبت شرکت‌ها پلمپ کرد. پلمپ کردن این معنی را می‌دهد که کارشناسان اداره که نماینده ثبت هستند باید امضا شود. این پلمپ باید هرساله پیش از اینکه سال مالی مؤسسات و شرکت‌ها شروع شود باید صورت بگیرد. این کار برای این صورت می‌گیرد که دفاتر پلمپ هرساله باید به همراه اظهارنامه مالیاتی به سازمان امور مالیاتی ارائه شوند.

اهمیت و الزام پلمپ دفاتر تجاری

یکی از مهم‌ترین بخش مالی مالیاتی یک شرکت پلمپ دفاتر تجاری است. این نوع پلمپ که شامل تمامی شرکت‌ها، مؤسسات، سازمان‌ها، تجار و... که موظف به پرداخت مالیات هستند ارائه می‌شود. این نوع شرکت‌ها باید کلیه نقل و انتقالات مادی خود را در جای مشخصی ثبت کنند. قانون این دفاتر را به این منظور در نظر گرفته و افراد را موظف کرده تا دفاتر پلمپ را از سازمان امور مالیاتی تحویل بگیرند و آن را مورداستفاده قرار بدهند.

این دفاتر به‌عنوان دفاتر تجاری و دفاتر قانونی هم شناخته می‌شود. همان‌طور که گفتیم برای مشخص‌شدن فعالیت‌های مادی شرکت شما کاربرد دارد که باید آنها را پر کنید. تمامی این شرکت‌ها باید کارکرد خود را با تکمیل این دفاتر اعلام کنند. اگر چنین کاری را انجام ندهید شرکت شما مجبور به پرداخت هزینه‌های بیشتری خواهد شد و علی الراس می‌شود. حتی درصورتی‌که شرکت شما فعالیتی نداشته باشد بازهم برای عملکرد مالی شرکت خود این دفاتر را باید تکمیل کنید.

بر اساس قوانین تجارت همه تاجران به جز تجار خرد داشتن پلمپ دفاتر برای آنها الزامی است. تمامی افراد حقیقی و حقوقی که به تجارت و کسب‌وکار مشغول هستند مانند شرکت‌ها، مؤسسات، سازمان‌ها، صاحبان فروشگاه‌های بزرگ و... به جز کسبه جز باید قبل از شروع سال مالی اقدام به گرفتن این دفاتر نمایند. این کسبه خرد باید میزان درآمد خالص آنها کمتر از 3 میلیارد باشد.

• تمامی اشخاصی که مجموع فروش آنها بر اساس برگه مالیاتی از سال 91 به بعد بیش از 3 میلیارد تومان است.

• کلیه اشخاص حقوقی که توانسته‌اند شرکت خود را ثبت کنند و دارای شناسنامه ملی و شماره ثبت هستند.

• مراکز قانونی مثل اتحادیه‌های صنفی و...

همچنین اشخاص حقوقی و حقیقی زیر بدون اینکه سقف درآمد آنها در نظر گرفته شود ملزم به تهیه پلمپ دفاتر قانونی خواهند بود:

• کارخانه‌ها بهره‌برداران معادن

• فروشگاه‌های زنجیره‌ای دارای مجوز

• صرافی‌ها

• کلینیک‌ها و بیمارستان‌ها

• دارندگان کارت بازرگانی

• هتل‌های سه ستاره و بیشتر

مدارک موردنیاز اشخاص حقوقی برای پلمپ تجاری

اشخاص حقوقی برای این کار باید مدارک لازمی که در ادامه به آن اشاره می‌کنیم را داشته باشند.

• ارائه اصل اظهارنامه مالیاتی که مهر و امضا شده

• ارائه کارت ملی مدیرعامل و مهر شرکت

• ارائه تصویر روزنامه رسمی شرکت باتوجه‌به آخرین تغییرات

• کپی شناسنامه مدیرعامل

مدارک موردنیاز اشخاص حقیقی

• تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضا شده اینترنتی

• کپی کارت ملی متقاضی

• کپی پروانه کسب و یا مجوز فعالیت کسبی

کاربردهای پلمپ کردن دفاتر شرکت‌ها

پلمپ کردن دفاتر قانونی شرکت‌ها کاربردهایی دارد که در این بخش به آنها اشاره خواهیم کرد. این کاربردها به دو بخش جداگانه تقسیم می‌شوند که هرکدام را به‌صورت مختصر مورد بررسی قرار می‌دهیم.

پلمپ دفاتر شرکت‌ها برای اظهارنامه مالیاتی و مالیات

محتوای دفاتر پلمپ همان صورت‌های مالی شرکت هستند و هنگامی مالیات شرکت توسط بازرس اداره مالیات مشخص می‌شود. پس پلمپ دفاتر به همین خاطر برای همه شرکت‌های تجاری اجبار خواهد بود و اگر در زمان مقرر آن را اخذ نکنید جریمه‌های جدی که فاقد بخشودگی مالی و مالیاتی است برایتان صادر می‌شود.

پس اگر دفاتر پلمپ شرکت را به اداره مالیات ارائه ندهید منجر به علی الراس شدن مالیات مؤسسه و شرکت شما خواهد شد. این امر آن‌قدر اهمیت دارد حتی در شرایطی که شرکت هیچ‌گونه فعالیتی هم نداشته باشد باید برای این کار اقدام کنید.

پلمپ دفاتر قانونی برای دریافت کارت بازرگانی

هر شخص حقیقی و حقوقی مطابق قانون تجارت که تمایل به اخذ کارت بازرگانی هستند لازم خواهد بود که پلمپ دفاتر قانونی خود را به همراه دیگر مدارک موردنیاز به اتاق بازرگانی ارائه دهند. همچنین تغییرات شرکت و ثبت انحلال آن ممکن است به نیاز به این نوع پلمپ داشته باشد. لزوم ارائه دفاتر پلمپ برای این کارها ممکن است دچار تغییر شود که به مدارک کم یا زیاد دیگر نیاز داشته باشید.

عوامل رد دفاتر پلمپ قانونی

همان‌طور که گفتیم دفاتر پلمپ قانونی برای اداره مالیات و بازرسان آن سندیت دارد. کارشناسان بر اساس این دفاتر و مدارک آن اقدام به تعیین مالیات می‌کنند. اما در برخی مواقع ممکن است این دفاتر مورد قبول سازمان امور مالیاتی قرار نگیرد که در زیر به آنها اشاره می‌کنیم:

• ثبت اطلاعات غلط و نادرست

• استفاده از دفاتر سال قبل

• ثبت نشدن برخی از فعالیت‌ها در دفاتر

• عدم ثبت فعالیت‌ها شعبات و نمایندگی

• کنده شدن یک یا چند برگ از دفاتر

• خالی ماندن برگه‌های دفاتر به شکلی غیرواقعی

• خارج‌شدن دفاتر از پلمپ

• پاک شدن یا مخدوش شدن برخی اطلاعات ثبت شده

چقدر زمان برای پلمپ کردن دفاتر لازم است؟

برای ثبت درخواست دفاتر پلمپ مدت زمانی که در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها لازم است یک روز خواهد بود. مدت زمانی هم که این دفاتر به دست متقاضی می‌رسد چیزی حدود یک تا دو ماه است. نکته دیگری که اشخاص حقیقی و حقوقی لازم است که پس از پایان سال مالی خود انجام دهند باید به مدت 10 سال این دفاتر را نگهدارند. حتی اگر شرکت یا سازمان آنها منحل شده باشد.

معایب عدم ثبت پلمپ دفاتر شرکت

شرکت‌هایی که نسبت به پلمپ دفاتر تجاری خود اقدام نکرده باشند طبق ماده 15 قانون تجارت برای آنها جزای نقدی در نظر گرفته می‌شود. اگر خود شرکت نسبت به گرفتن پلمپ اقدام نکند مالیات برای آنها علی الراس در نظر گرفته خواهد شد و مأمور مالیاتی به بررسی احوال و اوضاع شرکت تازه‌تأسیس خواهد پرداخت.همچنین این مأموران نسبت به تحقیقات خود مالیات‌بردرآمد شرکت را تعیین خواهند کرد.

چگونه پلمپ دفاتر را تنظیم و نگهداری کنیم؟

مأموران مالیاتی باید دفتر روزنامه و کل خود را نگهداری کرده و اطلاعات معامله و هر رویداد مالی دیگری را با درج تاریخ وقوع آن را نگهدارند. هر نوع درآمد و هزینه فروش دارایی‌ها را باید ثبت کرد. هر نوع اشتباه حسابداری که در تنظیم صورت‌های مالی رخ می‌دهد طبق استاندارد در دفاتر همان سال مالیاتی اصلاح و ضمیمه خواهد شد.

اگر پلمپ دفاتر روزنامه نگهداری شود کلیه معاملات و رویدادها در همان زمان وقوع باید ثبت شود. همچنین درآمدها و هزینه‌ها خریدوفروش قابل استهلاک هم در همان روز وقوع ثبت گردد. تحریر دفاتر قانونی با مداد یا هر ابزار دیگری که قابل محو شدن باشد ممنوع است و موجب رد شدن آن خواهد شد. دفاتر باید به‌صورت دستی نوشته شود نه تایپ شده و اگر در شرکت شما دفاتر با استفاده از نرم‌افزار مالی انجام نمی‌شود رویداد آن روز باید در همان روز وقوع قید شود.

جمع‌بندی

خدمات ثبت پلمپ دفاتر قانونی و تجاری خود را با قیمتی مقرون‌به‌صرفه و با آسودگی خاطر به کارمنتو بسپارید. همچنین متخصصین کارمنتو تا انتهای این مسیر همراه شما خواهند بود و با اطمینان کامل می‌توانید تمام مراحل را با همراهی آنها طی کنید.