همه چیز در مورد دفاتر خدمات قضایی

چند سالی است که دفاتر خدمات الکترونیک قضایی با محوریت تسهیل در مراجعات عموم مردم و اهدفی از قبیل کاهش مراجعه به دستگاه قضایی، تسریع در رسیدگی به پرونده و صرفه‎جویی در وقت و هزینه گروه‌های هدف، شفاف سازی فرایندهای رسیدگی، افزایش کارآمدی نظام قضایی کشور با افزایش نسبی سرعت، دقت و کیفیت افزایش رضایت‌مندی مردم از قوه قضاییه و استفاده شهروندان از فرصت­های برابر با رفع موانع اداری به منظور جلوگیری در اتلاف زمان، در جوار محاکم تأسیس شده ­اند. 
 

آيين‌نامه اجرايی ايجاد دفاتر خدمات الكترونيک قضايی

• فصل اول: خدمات الكترونيک قضایی

ماده2ـ اشخاص حقيقی يا حقوقی جهت طرح و پيگيری دعاوی و شكايات و ساير امور قضايی، از طريق دفاتر خدمات قضايی يا درگاه خدمات قضايی و با استفاده از سامانه‌های الكترونيكی و مخابراتی اقدام می‌كنند.

ماده3ـ دفاتر، دفاتری برای طرح و پيگيری امور قضايی مراجعان در فضاي مجازی می‌باشند و می‌توانند از ميان دفاتر اسناد رسمی ‌يا غير آن برگزيده يا تأسيس شوند.

ماده4ـ درگاه خدمات قضايی كه در اين آيين‌نامه به اختصار«درگاه»خوانده می‌شود، مدخلی برای شروع و پيگيری امور قضايی در فضای مجازی است كه توسط مركز ايجاد می‌شود.

ماده5ـ در روش اقدام از طريق درگاه، خواهان يا شاكی دادخواست يا درخواست يا شكايت خود را به همراه مستندات مربوطه، به صورت سند الكترونيكی تبديل نموده و پس از محاسبه هزينه دادرسی توسط سامانه و پرداخت الكترونيک آن، كد رهگيری را اخذ و با همراه داشتن اصل مستندات، به دفتر مراجعه می‌نمايد. دفتر پس از تائيد مطابقت اسناد الكترونيكی تهيه شده با اوراق ابرازی از سوی متقاضی، آن را از طريق سامانه خدمات قضايی به مرجع ذی‌ربط ارسال می‌كنند.

ماده6ـ در روش اقدام از طريق دفتر، خواهان يا شاكی دادخواست يا درخواست يا شكايت خود را به همراه مستندات آن به دفتر تحويل می‌دهد.

دفتر پس از احراز هويت و محاسبه هزينه دادرسی از طريق سامانه و پرداخت الكترونيک آن، اسناد يادشده را به سند الكترونيكی تبديل كرده و به رؤيت متقاضی می‌رساند و پس از تاييد مطابقت اسناد الكترونيكی تهيه شده با اوراق ابرازی از سوی وی، آن را از طريق سامانه خدمات قضايی به مرجع ذی‌ربط ارسال می‌‌كنند.

ماده7ـ دفتر تحويل گيرنده اسناد، پس از اخذ نشانی الكترونيكی و شماره تلفن همراه خواهان يا شاكی و ثبت در سامانه ثنا، شماره رهگيری مربوط به پرونده را به همراه تأييديه دفتر به وی تحويل می‌نمايد و به او كتباً ابلاغ می‌كند كه هرگونه اطلاع رسانی راجع به پرونده مذكور طبق قوانين تا آخرين مرحله رسيدگی، تنها از طرق مذكور انجام خواهد شد.

همچنين خواهان يا شاكی متعهد می‌شود هرگونه تغيير در نشانی الكترونيكی يا شماره تلفن همراه خود را با ورود به پايگاه مربوط ثبت كند.

ماده8ـ ابلاغ وقت و اوراق قضايی، از قبيل ابلاغ دادخواست و ضمايم آن به خوانده و احضار مشتكی عنه و ابلاغ هرگونه قرار و دستور قضايی به مخاطبان ذی‌ربط، مطابق آيين‌نامه نحوه استفاده از سامانه‌های رايانه‌ای يا مخابراتی انجام می‌پذيرد.

ماده9ـ از تاريخ تصويب اين آيين‌نامه، ضابطان دادگستری، كارشناسان رسمی، سازمان‌های پزشـكی قانونی و زندان‌ها و ساير اشخاص و نهادهای مرتبط با دادرسی، مكلف‌اند نتيجه اقدامات و گزارش‌ها و اجرای دستورات قضايی را پس از ثبت نام و اخذ كد رهگيری از طريق سامانه خدمات قضايی به طريق الكترونيک ارسال كند.

ماده10ـ ضابطان دادگستری مكلف‌اند در جرايم مشهود و امور فوری پس از انجام اقدامات اوليه و ضروری و تشكيل پرونده مقدماتی به صورت غيرالكترونيكی، متعاقباً نسبت به ثبت پرونده و انعكاس نتيجه اقدامات در درگاه و ارسال الكترونيكی آن به مقام قضايی ذی‌صلاح و پيگيری و انجام دستورات مقام قضايی از طريق سامانه اقدام كنند.

ماده11ـ در امور كيفري در صورتی كه اقدام اوليه به صورت الكترونيكي ممكن نباشد، پس از تقديم شكايت به صورت غيرالكترونيكی به ضابطان يا مقامات قضايی و انجام اقدامات فوری، پيگيری پرونده و تقديم لوايح دفاعی و اسناد و مدارک استنادی طرفين و وكلای آن‌ها به طريق الكترونيک ادامه خواهد يافت.

ماده12ـ رؤسای واحدهای ذيربط، مسئول اجرای مفاد اين آيين‌نامه در حوزه تحت مديريت خود می‌باشند و مركز، متولی تأمين امنيت و سطوح دسترسی به سامانه و ايجاد تمهيدات لازم جهت اجرای اين آيين‌نامه و نظارت بر حُسن اجرای آن و ارائه گزارش مستمر از ميزان پيشرفت امور به رييس قوه قضاييه می‌باشد.

ماده13ـ مركز موظف است با هماهنگی مراجع قضايی و شوراهای حل اختلاف و ساير مراجع ذی‌ربط امكانات لازم را برای ارايه خدمات الكترونيكی فراهم آورد.
 

• فصل دوم: تشكيلات و كاركنان دفتر

ماده14ـ دفتر با پيشنهاد اداره كل و موافقت رييس مركز تأسيس می‌گردد. صدور ابلاغ مدير دفتر با رييس مركز می‌باشد.

ماده15ـ هر دفتر علاوه بر مدير دفتر كه بايد به صورت تمام وقت در دفتر حضور داشته باشد، حداقل دارای يک كارشناس حقوقی و يک كارشناس فناوری اطلاعات و دو كارمند دفتری خواهد بود.

تبصرهـ در صورتی كه حجم خدمات وسعت پيدا كند اداره كل، دفاتر را مكلف به افزايش منابع انسانی خواهد كرد.
 

ماده16ـ شرايط عمومی ‌‌مدير دفتر، كارشناس حقوقی، كارشناس فناوری اطلاعات و كارمندان دفتر به شرح زير است:

1. تابعيت كشور جمهوری اسلامی ايران.
2. التزام عملی به قانون اساسی و ولايت فقيه.
3. تدين به دين مبين اسلام و التزام عملی به احكام و اخلاق اسلامی.
4. عدم اعتياد به مواد مخدر.
5. عدم سوء پيشينه كيفری.
6. دارا بودن كارت پايان خدمت يا معافيت دائم از خدمت نظام وظيفه برای داوطلبان مرد.
7. توانايی جسمی ‌و روحی لازم.
    

ماده17ـ شرايط اختصاصی مدير دفتر به شرح زير است:

1. دارابودن مدرک كارشناسی يا بالاتر در رشته‌های مرتبط با حقوق، فقه و علوم قضايی از دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزش عالی يا مدرک سطح دو يا بالاتر از حوزه‌های علميه.
2. داشتن حداقل بيست وپنج سال سن.
3. دارا بودن پنج سال سابقه كار مرتبط.
4. دارا بودن اطلاعات پايه و مهارت كار با رايانه مورد تأييد اداره كل براي اين سمت.

تبصره ـ علاوه بر شرايط عمومی‌‌و اختصاصی فوق، افرادی كه دارای سوابق خدمتی تأييد شده باشند به تشخيص اداره كل، در اولويت قرار دارند
 

ماده18ـ شرايط اختصاصی كارشناس حقوقی به شرح زير است:

1. دارا بودن مدرک كارشناسی يا بالاتر در رشته‌های مرتبط با حقوق، فقه و علوم قضايی از دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزش عالی يا مدرک سطح دو يا بالاتر از حوزه‌های علميه.
2. داشتن حداقل بيست و پنج سال سن.
3. دارا بودن اطلاعات پايه و مهارت كار با رايانه مورد تأييد اداره كل برای اين سمت.
    

ماده19ـ شرايط اختصاصی كارشناس فناوری دفتر به شرح زير است:

1. دارا بودن مدرک كارداني يا بالاتر در رشته‌های مرتبط با رايانه و فناوری اطلاعات از دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزش عالی.
2. داشتن حداقل بيست و پنج سال سن.
3. دارابودن اطلاعات پايه و مهارت كار با رايانه مورد تأييد اداره كل براي اين سمت.
    

ماده20ـ شرايط اختصاصی كارمندان دفتر به شرح زير است:

1. دارا بودن مدرك كارداني يا بالاتر.
2. داشتن حداقل بيست و پنج سال سن.
3. دارابودن اطلاعات پايه و مهارت كار با رايانه مورد تأييد اداره كل.
    

ماده21 ـ دريافت پروانه و اشتغال در دفتر برای افراد زير ممنوع می‌باشد:

1. وكلای دادگستری و مشاوران موضوع ماده 187 قانون برنامه سوم توسعه اقتصادی،‌ اجتماعی و فرهنگی و كارشناسان رسمی ‌‌دادگستری.
2. قضات و سردفترانی كه به انفصال دائم محكوم شده و اين محكوميت قطعيت يافته است.
3. شاغلان به امر تجارت طبق تعريف ماده 2 قانون تجارت.
4. كارمندان و مستخدمان دولت و كارمندان مؤسسات عمومي‌غيردولتی.
    

• فصل سوم: اداره كل خدمات الكترونيک قضايی و شورای مشورتی

ماده22ـ اداره كل در مركز تشكيل می‌گردد و علاوه بر انجام وظايف زير، مسئوليت حسن اجراي اين آيين نامه را بر عهده دارد:

• برگزاري فراخوان ثبت نام متقاضيان و بررسی و تأييد صلاحيت آنان.
• اظهارنظر نسبت به پيشنهاد شورا در مورد تقاضای صدور، تمديد، انصراف، لغو و تعليق پروانه و جابجايی و جايگزينی دفتر و اعلام آن به رياست مركز.
• اظهار نظر نسبت به پيشنهاد شورا در خصوص تعيين ميزان هزينه‌های مربوط به خدمات دفتر و حق عضويت سالانه دفاتر و تعيين ميزان هزينه های مربوط به برگزاري فراخوان ثبت نام متقاضيان و بررسی و تاييد صلاحيت آنان و اعلام آن جهت تصويب رييس مركز، با تاييد رييس قوه قضاييه.
• نظارت بر حسن اجراي كليه امور دفاتر و كانون‌ها و ارزيابي كمی و كيفی عملكرد آن‌ها و گزارش آن به رييس مركز.
• اظهار نظر نسبت به پيشنهاد شورا در خصوص برنامه‌های راهبردی و عملياتی، نظام‌نامه‌ها، شيوه‌نامه‌ها و دستور العمل‌های اجرايی، نظارتی، فنی و مالی مورد نياز دفاتر و خدمات الكترونيک قضايی و اعلام آن جهت تصويب رئيس مركز.
• پيشنهاد تغيير وظايف و اختيارات كانون‌ها به رييس مركز جهت تصويب رياست قوه قضاييه.
• تعامل و هماهنگی با مراجع قضايی و دفاتر و ساير مؤسسات دولتی و عمومی ‌به منظور ارايه خدمات بهتر در چارچوب قوانين و آيين‌نامه‌های مصوب.
   

ماده23ـ اعضای شورا پنج نفر می‌باشند و با پيشنهاد اداره كل و حكم رييس مركز منصوب می‌شوند..

تبصره: اعضای شورا نمی‌توانند همزمان عضو هيأت مديره كانون باشند.

ماده24ـ وظايف شورا به قرار زير است:

• بررسي و پيشنهاد برنامه‌های راهبردی و عملياتی، نظام‌نامه‌ها، شيوه‌نامه‌ها، و دستورالعمل‌های اجرايی، نظارتی و فنی و مالی مربوط به توسعه دفاتر و خدمات الكترونيک قضايی به اداره كل.
• پيشنهاد ميزان هزينه‌های مربوط به خدمات دفتر به اداره كل.
• بررسی تقاضای صدور، تمديد، انصراف، لغو، تعليق، پروانه، جابجايی و جايگزينی و پيشنهاد آن به اداره كل.
• ساير امور محول از سوی اداره كل.
   

فصل چهارم: كانون دفاتر خدمات الكترونيک قضايی

ماده25ـ قوه قضاييه جهت هماهنگی كليه امور صنفی مربوط و نظارت بر حسن اجرای امور دفاتر، كانون دفاتر خدمات الكترونيک قضايی را در تهران و ساير مراكز استان حسب نياز تحت نظارت خود تشكيل می‌دهد. كانون دارای استقلال مالی و از نظر نظامات، تابع قوه قضاييه خواهد بود. تا زمانی كه در استانی كانون تشكيل نشده باشد، امور مربوط به دفاتر آن استان به عهده نزديكترين كانون به آن استان می‌باشد.
 

ماده26ـ كانون به وسيله هيأت مديره‌ای مركب از هفت نفر به شرح زير اداره می‌شود:

1. دو نفر از مديران دفاتر از بين مديران پيشنهادی اعضای كانون و تصويب رييس مركز، با تاييد رييس قوه قضاييه.
2. دو نفر از قضات با حـداقل ده سال سابقه قـضايی به ‌پيشنهاد شورا و تصويب رييس مركز، با تاييد رييس قوه قضاييه.
3. مدير يا نماينده تام‌الاختيار اداره كل خدمات الكترونيک قضايی.
4. يك نفر نماينده مركز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضاييه.
5. مدير عامل كانون.

تبصره ـ دوره تصدی اعضای هيأت‌‌مديره سه سال و انتخاب مجدد آنها بلامانع است.

ماده27ـ اعضای هيأت مديره در اولين جلسه با رأی مخفی،‌ يک نفر را با اكثريت آراء، ترجيحاً از بين مديران دفاتر خدمات، به عنوان مدير عامل و از ميان افراد مذكور در بند يك ماده 26 اين آيين‌نامه، يک نفر را به عنوان رييس هيأت مديره و يک نفر را به عنوان خزانه‌دار انتخاب خواهند كرد. جلسات هيأت مديره با حضور اكثريت اعضاء تشكيل و تصميمات هيأت مديره با رای اكثريت اعضای هيأت مديره معتبر است. مديرعامل كانون نماينده قانونی كانون در اجرای مصوبات هيأت مديره است و مكاتبات كانون با امضای او و در امور مالی به همراه امضای خزانه‌دار معتبر خواهد بود.

تبصره ـ مدير عامل كانون بايد به صورت تمام وقت در كانون حضور داشته باشد و برای اداره دفتر خود كفيل معرفی كند.
 

ماده28ـ وظايف هيأت مديره كانون به قرار زیر تعيين می‌شود:

• نظارت بر حسن اجرای امور در دفاتر.
• بازرسي‌های دوره‌ای و موردی و جمع بندی نتايج بازرسی‌ها و ارسال آن به اداره كل جهت اتخاذ تصميمات لازم.
• تدوين و تنظيم گزارش عملكرد دفاتر و پيشرفت كار و اقدامات مرتبط و ارسال آن به اداره كل.
• پيشنهاد توسعه دفاتر در مناطق مختلف.
• بررسي و پيگيری شكايات واصله و تخلفات دفاتر و گزارش آن به اداره كل.
• اجراي برنامه‌هاي آموزشی ابلاغی از سوی اداره كل دفاتر.
• بررسی پيشنهادهای واصل مربوط به تعيين و تغيير هزينه‌هاي مربوط به خدمات الكترونيك قضايی و حق عضويت سالانه و ارسال نتايج آن به اداره كل جهت تصويب در مراجع ذی‌صلاح.

ماده29ـ بودجه كانون از طريق حق عضويت دفاتر تأمين می‌شود و نحوه هزينه آن با تصويب هيأت مديره و نظارت اداره كل خواهد بود.

ماده30ـ اداره كل می‌تواند برخی از وظايف اجرايی خود را به هيأت مديره كانون تفويض كند.
 

فصل پنجم: مقررات اداری و انتظامی

ماده31ـ با انصراف يا فوت مدير دفتر، اداره كل می‌تواند نسبت به جايگزينی يا تأسيس دفتر جديد از بين متقاضيان اقدام كند.

ماده32ـ ضوابط نظارت و بازرسی از دفاتر به پيشنهاد رييس مركز و به تصويب رييس قوه قضاييه می‌رسد.

ماده33ـ كانون موظف است براساس ضوابط، بازرسی‌های موردی يا دوره‌ای از دفاتر را به عمل آورده و گزارش مستدل و مستند خود را به اداره كل ارايه كند. مديران دفاتر موظف به همكاری با بازرسان می‌باشندی.

ماده34ـ شكايات واصله از دفاتر و تخلفات گزارش‌شده در هيأت بدوی و در صورت قابل تجديدنظر بودن در هيأت تجديدنظر مورد رسيدگی قرار می‌گيرد. اعضای هيأت بدوی و تجديدنظر به قرار زیر می‌باشند:

1. دو نفر از قضات براي هريک از هيأت‌ها به انتخاب رييس مركز و تاييد رييس قوه قضاييه.
2. يک نفر نماينده كانون غير از اعضای هيأت مديره در هيأت بدوی.
3. يک نفر نماينده اداره كل در هيأت تجديدنظر.

تبصره1ـ يكی از قضات عضو هيأت با رأی اكثريت اعضاء به عنوان رييس هيأت انتخاب مي‌شود.

تبصره2ـ جلسه هيأت با حضور كليه اعضاء تشكيل و رأی اكثريت به وسيله رييس هيأت انشاء می‌شود.

ماده35ـ اقدامات تنبيهی انتظامی ‌به قرار زير است:

1. تذكر شفاهی.
2. اخطار كتبیی.
3. توبيخ كتبی با درج در پرونده.
4. توبيخ با درج در سايت مركز.
5. تعليق موقت پروانه از سه ماه تا دو سال.
6. لغو دائم پروانه.

ماده36ـ محكوميت‌های رديف يک تا چهار ماده 35 اين آيين‌نامه نسبت به محكوم عليه قطعی است. محكوم عليه می‌تواند ظرف مهلت 20 روز از تاريخ ابلاغ نسبت به محكوميت‌های رديف 5 و 6 در هيات تجديدنظر اعتراض كند. كليه آراء صادره از هيات بدوي از سوی رييس مركز قابل اعتراض است.

ماده37ـ تخلفات انتظامی ‌مدير و كاركنان دفاتر به قرار زير است:

1. عدم نصب هزينه خدمات در محل مناسب.
2. عدم حضور مدير در ساعات اداری دفتر بدون عذر موجه.
3. تأخير در ارسال آمار و اطلاعات درخواستی مراجع ذی‌صلاح.
4. تأخير غيرموجه در ارسال يا درج اطلاعات يا اسناد مربوط در سامانه يا در ساير فرايندهای خدمات يا تقصير در امور مذكور.
5. عدم حضور فعال در دوره‌های آموزشی تعيين شده توسط مركز.
6. عدم تحويل قبض رسيد وجوه به ارباب رجوع.
7. عدم رعايت نكات امنيتی در حفاظت از اطلاعات و سامانه خدمات الكترونيک قضايی مطابق با ضوابط ابلاغی مركز.
8. رفتار خارج از نزاكت با ارباب رجوع و همكاران.
9. عدم همكاری با بازرسان.
10. خودداری از تحويل رونوشت به كسانی كه قانوناً حق دريافت آن را دارند.
11. امتناع از واريز وجوه به حساب‌های مربوط كه پرداخت آن‌ها الزامی‌است.
12. دريافت وجه بيشتر از هزينه‌های تعيين شده.
13. افشای اطلاعات اصحاب دعوا به افراد غيرمسئول و عدم رعايت حريم خصوصی.
14. عدم رعايت مقررات و ضوابط مربوط.

ماده 38 ـ چنانچه هيأت‌های بدوی و تجديدنظر در حين رسيدگی به تخلفات از وقوع جرمی‌ مطلع گردند مكلف‌اند مراتب را به مرجع قضايی ذی‌صلاح اعلام كنند.

تبصره1ـ رسيدگي به جرائم توسط مرجع قضايی ذی‌صلاح مانع از رسيدگی به تخلفات انتظامی‌نخواهد بود.

تبصره2ـ استرداد شكايت مانع رسيدگی انتظامی ‌نيست، ليكن در فرض محكوميت موجب تخفيف مجازات است.

تبصره3ـ در صورتی كه مدير دفتر به محكوميت‌های انتظامی ‌رديف‌های يک تا چهار محكوم و پس از قطعيت حكم مجدداً مرتكب تخلف گردد، حسب مورد به درجات بالاتر از حكم قبلی محكوم خواهد شد.
 

انواع خدمات ارائه شده در دفاتر خدمات الکترونیک قضایی

• دعاوی مالی
• دعاوی خانوادگی
• عقود و تعهدات(ابطال اجاره­نامه)
• امور شهری
• رسیدگی مجدد و طاری
• امور حسبی
• اعسار و تقسیط
• امور تجاری و شرکت­ها
• اسناد و امور ثبتی
• اموال و مالکیت(دادخواست تخلیه، رفع تصرف عدوانی، اثبات مالکیت و…)
• دعاوی تجدیدنظر
• واخواهی و… .
   

ساعات و روزهای کاری دفاتر خدمات الکترونیک قضایی

طبق دستورالعمل کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضایی، ساعت کار دفاتر خدمات الکترونیک قضایی در سراسر کشور، شنبه تا چهارشنبه ۸ صبح الی ۴ بعدازظهر می‌باشد و در روزهای پنج­شنبه تا ساعت 13 آماده خدمت ­رسانی می­ باشند.

البته لازم به ذکر است که برخی دفاتر خدمات قضایی با توجه به حجم کاری، مابین ساعات ۸ الی ۲ خدمت رسانی می‌کنند و این زمان تا ساعت ۴ و با نظر مدیر دفتر قابل تمدید است.

سخن پایانی

در این مطلب، به انواع خدمات و آیین نامه ابلاغ شده دفاتر الکترونیکی قضایی اشاره کردیم، حال اگر در این حوزه به ابهام و یا پرسشی برخوردید، می توانید با مراجعه به بخش خدمات مشاوره حقوقی آنلاین در اپلیکیشن یا وب‌سایت کارمنتو با مشاورین و متخصصان این حوزه در ارتباط باشید.